Номенклатура дел в организации , Публикация №344875

Номенклатура дел может быть

• разработана самостоятельно организаций, положительное – максимальная возможность организовать все «под себя», т.к. никто лучше вас не знает специфику деятельности и соответственно образующихся документов, принятой организации работы с ними, отрицательное – большая трудоемкость, при отсутствии достаточного опыта в номенклатуру дел могут быть заложены ошибки,
  
• поручено ее составление специализированной компании с заключением соответствующего договора по оказанию услуг, положительное – не тратите свое время и полученный документ, как правило, составлен грамотно, отрицательное – не всегда заложена самая рациональная система работы с документами.
  

Со своей стороны я могу дать совет – предпочтительнее первый вариант. Постарайтесь номенклатуру дел составлять своими силами, даже если в итоге могут быть какие-то недостатки. Правила разработки понять не трудно, основная сложность приходится на аналитическую работу по составлению, систематизации названий заголовков дел и определению сроков хранения по перечню документов.
По роду своей деятельности мне приходится бывать в различных организациях, документы которых я хорошо знаю. И когда изучаешь составленную сторонним специалистом (пусть даже и высококвалифицированным) номенклатуру дел, то понимаешь с точки зрения нормативных требований это безупречный документ. Но с практической точки зрения там могут присутствовать разные несуразности – срок хранения не тот из-за неправильного подбора статьи по перечню документов, странные формулировки заголовков дел, иногда бывает лучше их разделить на несколько дел, иногда наоборот объединить.
Почему такое происходит, я поясню на отвлеченном примере. Человек со стороны сразу может понять, что речь идет, например, о бумаге. Но то, что имеется в виду наждачная, а вовсе не туалетная бумага требуется более глубокое изучение вопроса, хотя для вас это элементарно. Отсюда неудобства в использовании такой номенклатуры дел в текущем делопроизводстве и при подготовке документов к сдаче в архив.
Порядок составления и утверждения номенклатуры дел
Работа ведется на основании нормативно-методических документов. Ответственность за составление номенклатуры дел возлагается на службу делопроизводства (секретариат, канцелярия, общий отдел и т.д.).
Прежде всего, необходимо определить состав образующихся документов. Изучают устав или положение об организации, ее структуру, положения о структурных подразделениях, другие имеющиеся документы, определяющие деятельность организации (положения, регламенты, правила и т.д.), плановые и отчетные документы организации, полезно просмотреть номенклатуру дел за предыдущий год.
Считается, что сводная номенклатура дел организации составляется на основании согласованных с ведомственным архивом номенклатур дел структурных подразделений. Исходя из моего опыта, я могу сделать вывод, что сотрудники отделов просто не способны разработать требуемый документ (отсутствие квалификации, времени). Поэтому основная работа ложится на ответственного специалиста за составление сводного документа. Будет лучше для всех, если структурные подразделения просто представят в службу делопроизводства список названий всех заводимых дел.
При этом все документируемые участки должны быть отражены. Часто сотрудники отделов говорят «да у меня тут в столе», «чтобы под рукой». Вместе с тем правила требуют, чтобы все заголовки заводимых дел были включены в номенклатуру дел. И затем исполненные документы формировались в дела в соответствии с заложенной системой.
Как уже отмечалось выше самая сложная работа в разработке номенклатуры дел – правильно сформулировать заголовки дел, систематизировать их и проставить сроки хранения дел со ссылкой на соответствующую статью по перечню документов. Это мы рассмотрим позднее на конкретном примере номенклатуры дел организации в следующей статье.
Оформление сводной номенклатуры дел производится на общем бланке организации, где основная часть представлена в табличной форме с регламентируемыми названиями граф.
И затем в соответствии с нормативными требованиями необходимо утвердить данный документ. Основные этапы утверждения номенклатуры дел:

• визируется ответственным за архив организации,
  
• подписывается руководителем службы делопроизводства,
  
• согласовывается с экспертной комиссией организациии с составлением протокола заседания экспертной комиссиии,
  
• направляется на рассмотрение экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения – не реже 1 раза в 5 лет (данный этап пропустить, если организация не передает документы на государственное хранение, не является источником комплектования госархива),
  
• утверждается руководителем организации (гриф утверждения на самом документе или приказ об утверждении номенклатуры дел.
  

Обратите внимание, чтобы избежать типичной ошибки – нельзя менять местами два последних этапа. Считается, что госархив имеет право потребовать внести изменения в номенклатуру дел. Если документ утвержден, то его поздно с кем-либо согласовывать.
По правилам должно быть четыре/три экземпляра номенклатуры дел организации, которые хранятся:

• в службе делопроизводства – документ постоянного хранения,
  
• в государственном архиве (экземпляр отсутствует, если нет согласования с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения),
  
• в архиве организации,
  
• рабочий экземпляр (удобнее пользоваться в электронном виде и разместить в свободном доступе для всех сотрудников организации).
  

Можно.

И еще вопрос, если например 1 из пунктов номенклатуры это-протоколы родительских собраний, то где они должны храниться? обязательно в папке под этим названием? или можно на рабочем месте воспитателя? или дублировать эти протоколы? (в 2 местах).

В номенклатуре дел указан срок хранения документов, если срок вышел, то складываем в архив. В архиве заголовки такие же должны быть как и в номенклатуре? или просто стопочкой складывать, простите за дурацкий вопрос.

Спасибо, обращу внимание на эти правила

Екатерина,у нас этим занимается специалист по охране труда. Может в его отдел и втюхать?

Туда же!

Здравствуйте!
Подскажите, пожалуйста. У нас ООО микропредприятие. Два работника которые делают все сами: основную деятельность, бухгалтерию, кадры, делопроизводство и управление.
Делопроизводство я на прошлой работе неплохо изучила, сама формировала все дела постоянку, временку, длительного хранения, по лич. составу ... Делала описи сдаточные, сдавала дела в архив филиала нашей организации (ошибок не находили)))). Единственное чего я не делала - это не составляла самостоятельно номенклатуру дел, нам ее спускали в отделение из филиала, которому мы подчинялись.
Теперь пришлось составлять самой. В номенклатуре когда присваиваешь индексы дел, первые две цифры как правило это подразделение, например 01 - аппарат управления, 02 - бухгалтерия, и т.д. А далее идут через дефис уже сами номера дел. Если у нас в структуре организации нигде не прописаны структурные части (отделы, комитеты и т.д. то есть к примеру нет такого отдел кадров, бухгалтерия и т.п.), то какие индексы я могу присвоить: мне нужно допустим все 25 дел описать как 01-01, 01-02, 01-03... 01-25, или же все-таки я обязана выделять как бы подразделы - вот эти дела по кадрам, а эти по бухгалтерии, а это юридические... и составить с выделом так: 01-01, 01-02 (дела управления), потом 02-01, 02-02... (дела кадровые), 03-01, 03-02... (дела бухгалтерские)... ?
Помогите понять как будет правильно по нормативке!

разрабатываете сами
как вам будет удобно