Авторизация
Регистрация
Забыли свой пароль?
Войти как пользователь
Вы можете войти на сайт, если вы зарегистрированы на одном из этих сервисов:

Поиск по сайту
Журнал
"Кадровик-практик"
Подписка 1500 руб./год



Бесплатно
подписчики получают 
доступ к: 
  • справочной базе,
  • "книжной полке",
  • курсу по кадрам,
  • всем тестам и др.
Узнать подробнее >>
Полистать журнал >>




КДП без личных дел.

Приветствуем Вас на форуме кадровиков-профессионалов и новичков в кадровом деле, уважаемые коллеги! На нашем форуме уже более 250.000 сообщений, более 26.000 тем, а главное - у нас всегда отличный коллектив и дух взаимопомощи. Просьба к гостям-новичкам, пожалуйста, ПОЛЬЗУЙТЕСЬ ПОИСКОМ НА ФОРУМЕ! На большинство вопросов ответы уже даны. Пожалуйста, будьте взаимовежливы. Наш с Вами форум - для приятного профессионального общения, сотрудничества и взаимопомощи. И, пожалуйста, не оставляйте в форуме активных ссылок на другие ресурсы  - это понижает рейтинг нашего сайта в поисковых системах яндекс и др.

Vasia.png



Страницы:1234След.
КДП без личных дел.
 
Начитавшись форумчан по поводу трудностей в связи с передачей дел в архив, о проверках по закону о защите персональных данных, пришла к выводу, что поскольку трудовым законодательством не предусмотрена обязанность работодателя по ведению личных дел работников, решила избавиться от них пока не поздно: фирма наша существует только 4 года, поэтому переделала инструкции по кадровому делопроизводству - убрала все, где упоминаются личные дела. Личные дела уволенных спрятала в дальний угол, предупредила всех руководителей, что У НАС ЛИЧНЫЕ ДЕЛА НЕ ВЕДУТСЯ!!! КОПИЙ ДОКУМЕНТОВ СОТРУДНИКОВ У НАС НЕТ!!! А сегодня утром меня ударило как громом по голове: у меня ведь в эти личные дела подшиты заявления о приеме и увольнении. О приеме не проблема: они тоже в принципе не нужны, ТД у меня в отдельных НД. Но вот заявления об увольнении - они ведь должны храниться где-то...А поскольку ЛД у меня уже нет, получается, что нет и заявлений об увольнении... Вот думаю сейчас вскрыть все личные дела уволенных, сформировать заявления об увольнении по каждому году в отдельные номенклатурные дела, зарегистрировать их в отдельном журнале и в дальнейшем так и хранить. Что думаете по этому поводу? У всех в организациях ведутся личные дела или тоже уходите от лишних проблем?
 
вообще я тоже веду "личные дела" это моя личная инициатива, там копии документов заявление на прием, увольнение и все приказы по сотруднику которые только были (я делаю в 2 экз: 1 в ЛД, а другой в папку например с отпуском). Мне например удобно, ведь у нас например бывают командировки в другой город и срочно нужно купить сотруднику билет на самолет, нужна копия или нужен диплом об образовании, опять же достаю из ЛД. Конечно они у меня хранятся под замком и вообще их как-будто нет. Вот например, сейчас ситуация слетела 1с за 3 мес все удалилось включая с данными сотрудников, просить всех чтоб принесли, только лишняя трата времени, будет тянуться бесконечно, поэтому я спокойно достала ЛД и все вбила, что нужно. А как поступать иначе я не знаю. Т.е. Снеженка, сотрудник пришел вы у него взяли доки сразу все заполнили и отдали и себе копий не оставляете так что ли? Или я неверно истолковала?
Один ум хорошо, а два не положено по штатному расписанию.
 
Анна из кадров, конечно неверно! :D Они фактически у меня тоже есть, с копиями со всеми. Но на бумаге - теперь их у меня нет! А вот заявления об увольнении у меня остались в том, чего получается не существует!

Цитата
Анна из кадров пишет:
я тоже веду "личные дела" это моя личная инициатива
У вас в ЛНА где-то написано , что должны быть личные дела??? Если не написано - это личная инициатива. А если написано - уже обязанность и нужно будет сдавать их в архив на срок хранения 75 лет с соответствующим оформлением и т.д. Повторюсь: я убрала из ЛНА упоминание о ЛД и теперь получается, что у меня их не должно быть (грубо говоря: работник уволился - я могу уничтожить все копии его документов без всякой сдачи в архив. Но заявление об увольнении нельзя ведь уничтожить!)
 
Цитата
Снеженка пишет:
У вас в ЛНА где-то написано , что должны быть личные дела???
нет не написано, я не стала прописывать потому, что это вроде персональные данные вдруг кто потом докопается, решила перестраховаться.
Цитата
Снеженка пишет:
Они фактически у меня тоже есть, с копиями со всеми.
а ну понятно, а то я подумала, что совсем уже нет :D.
Один ум хорошо, а два не положено по штатному расписанию.
 
Цитата
Анна из кадров пишет:
нет не написано,

Анна из кадров, а куда Вы складируете заявления об увольнении???
 
Ух-ты! У нас положения о кадровом делопроизводстве отродясь не было, а вот в должностной инструкции у меня прописано "формирует и ведет личные дела сотрудников, вносит в них изменения, связанные с трудовой деятельностью" . Вообще-то как таковых личных дел никто никогда здесь не вел (честно не знаю точно как правильно и оформлять), просто все копии доков упакованы в отдельный файлы, а все фалы подколоты в папки-"призмы". Но, что я думаю - в электронном виде в 1С ведь мы формируем вроде личного дела на каждого, правда же?
 
А потом еще - это ведь персональные данные необходимые в процессе трудовой деятельности. К чему здесь докапываться??
 
Цитата
filj пишет:
в электронном виде в 1С ведь мы формируем вроде личного дела на каждого
Там ЛК формируется, а это обязательный документ. Кроме того, в ЛК нет самих копий документов, а только данные. Думаю, это большая разница.

filj, а Вы где храните заявления об увольнении?
 
Цитата
Снеженка пишет:
зарегистрировать их в отдельном журнале и в дальнейшем так и хранить.
У меня данные заявления храняться в отдельной папке, основания к приказам по личному составу. По каждому году отдельно.
Личные дела тоже веду в тихоря))).
 
Цитата
Вадим А пишет:
У меня данные заявления храняться в отдельной папке, основания к приказам по личному составу
Значит голова моя еще что-то соображает. Жалко, что поздно! :D Будет чем занять офис-менеджера: посажу вспарывать старые ЛД. :happy
 
У меня тоже каждый год новая папка заявлений на прием-увольнение. Переделывать должностную. чтобы убрать строчку? Опять к директору за подписью на переделанный документ? :o Он неадекватно на такие вещи реагирует...:(
 
Цитата
filj пишет:
Переделывать должностную
Не надо! Если в ЛНА введут "ведение личных дел" - значит будете вести. А так раз нет работы такой на предприятии - Вы ее и не делаете! :D

Цитата
filj пишет:
папка заявлений на прием-увольнение

Цитата
Вадим А пишет:
заявления храняться в отдельной папке, основания к приказам по личному составу.

Вадим А, а Вы о приеме заявления тоже храните??? Мне что-то не хочется, ведь по идее они не обладают никакой юридической силой.... :?:
 
у меня прием, увольнение в ЛД, что-то я как-то до этого не задумывалась по поводу где храню. А вы кстате правы, вот так, если проверка нагрянет и скажет покажите заявление Иванова на увольнение и :D придеться рыться в его папке. Надо тоже вытащить в отдельную папку подшить.
Один ум хорошо, а два не положено по штатному расписанию.
 
Чувствую, у 50% форумчан будет чем активно заняться ближайшую неделю! :D
 
Цитата
Снеженка пишет:
Чувствую, у 50% форумчан будет чем активно заняться ближайшую неделю! :D
:happy
Один ум хорошо, а два не положено по штатному расписанию.
 
Коллеги, добрый день!

Подскажите, как уйти от личных дел (в ООО 120 сотрудников) и нужно ли?
Планирую сделать следующие папки (список примерный):
1. ЛНА, 2. ШР, 3. ДИ, 4. Приказы по основной деятельности, 5. Приказы по личному составу, 6. ТД+доп.согл, 7. Т-2 + согласие на обработку пдн, 8. Заявления-основания к приказам, 9. ТУРВ, 10. Приказы на ежегодный отпуск,
11. Приказы на отпуск за свой счет, 12. СОУТ.

Что еще нужно добавить к списку?
И есть опасение, что в итоге такой работы папки расплодятся. Потому что по трудовым договорам будет несколько папок, например, Трудовые договора и доп.соглашения работников А-К.
И потом, что делать, когда сотрудник увольняется? Сейчас у меня папка с уволенными. Я просто беру файлик со всеми доками из одной папки и перекладываю в папку с уволенными. Пока на этом работа с уволенными прекращается.

А если все будет храниться в разных местах? При увольнении сотрудника что происходит? Должны быть отдельные папки "ТД и ДС уволенных" ?
Или все таки со всех папок собирать все его данные по кусочкам (Т-2, ТД, ДС, заявления, согласие на обработку пдн и др...) и создавать одно дело на уволенного?

Поделитесь, пожалуйста, опытом. Как у вас это происходит. Буду очень признательна.
Изменено: tutta - 21.03.2019 17:19:33
 
Цитата
tutta написал:
Коллеги, добрый день!

Подскажите, как уйти от личных дел (в ООО 120 сотрудников) и нужно ли?
Планирую сделать следующие папки (список примерный):
1. ЛНА, 2. ШР, 3. ДИ, 4. Приказы по основной деятельности, 5. Приказы по личному составу, 6. ТД+доп.согл, 7. Т-2 + согласие на обработку пдн, 8. Заявления-основания к приказам, 9. ТУРВ, 10. Приказы на ежегодный отпуск,
11. Приказы на отпуск за свой счет, 12. СОУТ.

Что еще нужно добавить к списку?
И есть опасение, что в итоге такой работы папки расплодятся. Потому что по трудовым договорам будет несколько папок, например, Трудовые договора и доп.соглашения работников А-К.
И потом, что делать, когда сотрудник увольняется? Сейчас у меня папка с уволенными. Я просто беру файлик со всеми доками из одной папки и перекладываю в папку с уволенными. Пока на этом работа с уволенными прекращается.

А если все будет храниться в разных местах? При увольнении сотрудника что происходит? Должны быть отдельные папки "ТД и ДС уволенных" ?
Или все таки со всех папок собирать все его данные по кусочкам (Т-2, ТД, ДС, заявления, согласие на обработку пдн и др...) и создавать одно дело на уволенного?

Поделитесь, пожалуйста, опытом. Как у вас это происходит. Буду очень признательна.
Так Вы пытаетесь отойти от ЛД, но тут же в конце хотите собирать всё в одно место. Во-первых Т-2 это самостоятельные документы. Т-2 уволенных формируете в отдельные дела (например уволенные в 2015 году, располагаете по алфавиту за этот год, и так за все года) И почему у Вас Т-2+согласие... Никаких "+" это разные документы, срок хранения разный. ТД и допсоглашения располагаете за каждый год отдельно по уволенным, если ведётся нумерация, то располагаете по № или по дате, можно по ФИО. - это только по уволенным. Приказы без сохранения заработной платы и отпуска по уходу за ребёнком объединяем (у них один срок), туда же помещаем ежегодные отпуска, если есть вредники. По поводу ЛД это не обязательно, они только у госслужащих. Не забывайте о табелях (вредники отдельно от основных работников) сроки хранения разные. Вам поможет "Перечень со сроками хранения документов" Потому что документы даже по личному составу имеют разные сроки хранения, поэтому их располагают в разные дела. Чтобы не рыться в делах и не выдёргивать документы с разными сроками, лучше сразу предусмотреть для них разные дела. Тем более у Вас 120 сотрудников.
 
Цитата
архивист написал:
И почему у Вас Т-2+согласие... Никаких "+" это разные документы, срок хранения разный.
Т-2 + согласие на обработку персональных данных: объединила по двум причинам. Во-первых, потому что в Т-2 как раз таки содержатся личные данные сотрудника. Во-вторых, потому что срок хранения у них одинаковый - 75 лет. ст. 658 и ст.666 перечня.

Цитата
архивист написал:
ТД и допсоглашения располагаете за каждый год отдельно по уволенным, если ведётся нумерация, то располагаете по № или по дате, можно по ФИО. - это только по уволенным
Т.е. правильно понимаю, что должны быть папки с ТД и ДС текущих работающих работников. И должны быть папки с ТД и ДС уволенных работников?

Цитата
архивист написал:
Приказы без сохранения заработной платы и отпуска по уходу за ребёнком объединяем (у них один срок), туда же помещаем ежегодные отпуска, если есть вредники
С этим все понятно, со всем согласна.

Еще какие-то папки может я упустила из своего списка?
 
Цитата
tutta написал:
Т-2 + согласие на обработку персональных данных: объединила по двум причинам. Во-первых, потому что в Т-2 как раз таки содержатся личные данные сотрудника. Во-вторых, потому что срок хранения у них одинаковый - 75 лет. ст. 658 и ст.666 перечня.
Срок у них один и тот же, но документы разные. Поэтому дела (Т-2) уволенных работников оформляются отдельно, согласие отдельно. Все документы уволенных работников передаются в архив. Дело ТД+ДС вместе, (ДС относится к ТД, правильно?). Да Вы правильно поняли, уволенные отдельно, работающие отдельно. Некоторые путают понятие "личное дело", поэтому складывают всё в отдельную папку на каждого работника и пытаются сдать эту кучу документов в архив, а это не правильно. Некоторые создают папки на каждого работника, куда помещают все документы относящиеся к работнику, считая, что так удобнее работать с документами, согласен, удобно. Но когда нужно готовить документы в архив, всё это потом изымают и формируют в отдельные дела, но это время и силы. Поэтому я бы рекомендовал хранить ТД+ДС сразу в одном деле не деля его на годы (а изымать и формировать в отдельное дело уволенных за определённый год, это не составит труда), карточки Т-2 сразу формировать по уволенным за определённый год (как писал выше внутри дела по 3 буквам фамилии), но про приказы не комментирую, они и так оформляются на каждый год. Я не думаю, что у Вас уж такая большая текучка, может за год наберётся 1-2 работника. Про приказы не комментирую, они оформляются в дело за год сразу, только № 1 сверху, а например № 20 в конец)
Цитата
tutta написал:
Еще какие-то папки может я упустила из своего списка?
А это уже нужно смотреть по "Перечню..." что Вам ещё нужно (я же не могу знать Ваш документооборот, в каждой организации он разный. К стати, а у Вас есть Номенклатура дел. Если нет, то Вам нужно её создать, и будет легче, её можно корректировать, что-то добавлять или убирать. Да и сроки хранения у Вас перед глазами. С временными сроками свыше 10 лет отдельно, а с временными сроками до 10 лет отдельно. Это сперва трудно чтобы составить Номенклатуру, а после того как создадите, всё у Вас будет идти как "по маслу".
 
Так как раз и смотрела по перечню. Исходя из перечня и составила список папок, который описала выше в первом сообщении.
По делопроизводству, в принципе нет ничего особенного у нас нет. Вредников нет, условия труда хорошие, СОУТ провели. График у всех стандартный 5/2.
Поэтому, как мне кажется, самые обычные папки нужны. Приказы, ТД. основания, отпуска.... ну вообщем все, что описывала выше.

Может еще кто-то даст свои рекомендации. И все таки не поняла, почему нельзя хранить карточки Т-2 вместе с согласиями на обработку персональных данных... Срок хранения одинаковый. Как мне кажется, совершенно логично хранить согласие вместе с документом, где все личные данные внесены...

Вот еще вопрос по заявлениям сотрудников. Делаю я папку "Основания к приказам". Туда кладу все заявления на перевод и увольнение. Заявление на перечисление заработной платы куда? Отдельную папку заводить? Ознакомление с ЛНА в какую папку определить? Еще одну отдельную папку заводить?
Страницы:1234След.
Читают тему (гостей: 1)
 

Отписаться от сообщений с форума

Мнение администрации форума может не совпадать с мнением участников форума. Администрация форума не несет ответственности за сообщения, размещаемые участниками форума. Вместе с тем, убедительная просьба к участникам - при общении   не нарушать действующее законодательство: при цитировании чьих-либо произведений не нарушать права авторов, не распространять недостоверную порочащую кого-либо информацию, не разглашать чьи-либо персональные данные и т.д. Если Вы заметили сообщение, которое, возможно нарушает закон или правила форума, пожалуйста, напишите нам >> 



Работа чата временно приостановлена!
Завсегдатаи чата могут встретиться в теме Болталка нашего форума >>






Корзина0 товаров
на сумму 0 руб.

Мы в соцсетях:


Подпишитесь бесплатно:

 

Войти в зону ИКС (раздел сайта для подписчиков журнала "Кадровик-практик") >>


Новости сайта


Все новости сайта

Последние публикации
 
Все публикации


Новости трудового законодательства и разъяснения ведомств

Все новости

Опрос дня
В Вашей организации утверждены приказом руководителя формы документов (приказ, табель, график отпусков, штатное расписание и т.д.)? Отметить свое мнение и узнать ответы коллег >>



Тест дня
Мини-тест "Перенесение ежегодного оплачиваемого отпуска"

Книги по кадровому делопроизводству

Книги по кадровому делопроизводству

От профессионалов КД.
Печатные и электронные версии.
Доставка по РФ

Все книги >>
Заказать >>

Журналы учета и регистрации. Разные!

Книги и журналы учета

Отличное качество, плотная обложка+ПВХ, чёткая разлиновка, правильные графы. Прошивка, пломба.
Успейте заказать по старым ценам!

Узнать подробнее >>
Заказать >>

Доставка во все регионы РФ.