Авторизация
Регистрация
Забыли свой пароль?
Войти как пользователь
Вы можете войти на сайт, если вы зарегистрированы на одном из этих сервисов:

Поиск по сайту
Журнал
"Кадровик-практик"
Подписка 1800 руб./год



Бесплатно
подписчики получают 
доступ к: 
  • справочной базе,
  • "книжной полке",
  • курсу по кадрам,
  • всем тестам и др.
Узнать подробнее >>
Полистать журнал >>




КДП без личных дел.

Приветствуем Вас на форуме кадровиков-профессионалов и новичков в кадровом деле, уважаемые коллеги! На нашем форуме уже более 250.000 сообщений, более 26.000 тем. Просьба к гостям-новичкам, пожалуйста, ПОЛЬЗУЙТЕСЬ ПОИСКОМ НА ФОРУМЕ! На большинство вопросов ответы уже даны. Пожалуйста, будьте взаимовежливы. Разные мнения по спорным вопросам - это естественно и нормально, уважайте мнение друг друга. Наш с Вами форум - для приятного профессионального общения, сотрудничества и взаимопомощи. И, пожалуйста, не оставляйте в форуме активных ссылок на другие ресурсы  - это понижает рейтинг нашего сайта в поисковых системах яндекс и др. 

Самые активные форумчане декабря будут награждены подпиской на журнал "Кадровик-практик"!

Засчитываются только посты по темам кадрового делопроизводства.

Vasia.png



Страницы:1234След.
КДП без личных дел.
 
Начитавшись форумчан по поводу трудностей в связи с передачей дел в архив, о проверках по закону о защите персональных данных, пришла к выводу, что поскольку трудовым законодательством не предусмотрена обязанность работодателя по ведению личных дел работников, решила избавиться от них пока не поздно: фирма наша существует только 4 года, поэтому переделала инструкции по кадровому делопроизводству - убрала все, где упоминаются личные дела. Личные дела уволенных спрятала в дальний угол, предупредила всех руководителей, что У НАС ЛИЧНЫЕ ДЕЛА НЕ ВЕДУТСЯ!!! КОПИЙ ДОКУМЕНТОВ СОТРУДНИКОВ У НАС НЕТ!!! А сегодня утром меня ударило как громом по голове: у меня ведь в эти личные дела подшиты заявления о приеме и увольнении. О приеме не проблема: они тоже в принципе не нужны, ТД у меня в отдельных НД. Но вот заявления об увольнении - они ведь должны храниться где-то...А поскольку ЛД у меня уже нет, получается, что нет и заявлений об увольнении... Вот думаю сейчас вскрыть все личные дела уволенных, сформировать заявления об увольнении по каждому году в отдельные номенклатурные дела, зарегистрировать их в отдельном журнале и в дальнейшем так и хранить. Что думаете по этому поводу? У всех в организациях ведутся личные дела или тоже уходите от лишних проблем?
 
вообще я тоже веду "личные дела" это моя личная инициатива, там копии документов заявление на прием, увольнение и все приказы по сотруднику которые только были (я делаю в 2 экз: 1 в ЛД, а другой в папку например с отпуском). Мне например удобно, ведь у нас например бывают командировки в другой город и срочно нужно купить сотруднику билет на самолет, нужна копия или нужен диплом об образовании, опять же достаю из ЛД. Конечно они у меня хранятся под замком и вообще их как-будто нет. Вот например, сейчас ситуация слетела 1с за 3 мес все удалилось включая с данными сотрудников, просить всех чтоб принесли, только лишняя трата времени, будет тянуться бесконечно, поэтому я спокойно достала ЛД и все вбила, что нужно. А как поступать иначе я не знаю. Т.е. Снеженка, сотрудник пришел вы у него взяли доки сразу все заполнили и отдали и себе копий не оставляете так что ли? Или я неверно истолковала?
Один ум хорошо, а два не положено по штатному расписанию.
 
Анна из кадров, конечно неверно! :D Они фактически у меня тоже есть, с копиями со всеми. Но на бумаге - теперь их у меня нет! А вот заявления об увольнении у меня остались в том, чего получается не существует!

Цитата
Анна из кадров пишет:
я тоже веду "личные дела" это моя личная инициатива
У вас в ЛНА где-то написано , что должны быть личные дела??? Если не написано - это личная инициатива. А если написано - уже обязанность и нужно будет сдавать их в архив на срок хранения 75 лет с соответствующим оформлением и т.д. Повторюсь: я убрала из ЛНА упоминание о ЛД и теперь получается, что у меня их не должно быть (грубо говоря: работник уволился - я могу уничтожить все копии его документов без всякой сдачи в архив. Но заявление об увольнении нельзя ведь уничтожить!)
 
Цитата
Снеженка пишет:
У вас в ЛНА где-то написано , что должны быть личные дела???
нет не написано, я не стала прописывать потому, что это вроде персональные данные вдруг кто потом докопается, решила перестраховаться.
Цитата
Снеженка пишет:
Они фактически у меня тоже есть, с копиями со всеми.
а ну понятно, а то я подумала, что совсем уже нет :D.
Один ум хорошо, а два не положено по штатному расписанию.
 
Цитата
Анна из кадров пишет:
нет не написано,

Анна из кадров, а куда Вы складируете заявления об увольнении???
 
Ух-ты! У нас положения о кадровом делопроизводстве отродясь не было, а вот в должностной инструкции у меня прописано "формирует и ведет личные дела сотрудников, вносит в них изменения, связанные с трудовой деятельностью" . Вообще-то как таковых личных дел никто никогда здесь не вел (честно не знаю точно как правильно и оформлять), просто все копии доков упакованы в отдельный файлы, а все фалы подколоты в папки-"призмы". Но, что я думаю - в электронном виде в 1С ведь мы формируем вроде личного дела на каждого, правда же?
 
А потом еще - это ведь персональные данные необходимые в процессе трудовой деятельности. К чему здесь докапываться??
 
Цитата
filj пишет:
в электронном виде в 1С ведь мы формируем вроде личного дела на каждого
Там ЛК формируется, а это обязательный документ. Кроме того, в ЛК нет самих копий документов, а только данные. Думаю, это большая разница.

filj, а Вы где храните заявления об увольнении?
 
Цитата
Снеженка пишет:
зарегистрировать их в отдельном журнале и в дальнейшем так и хранить.
У меня данные заявления храняться в отдельной папке, основания к приказам по личному составу. По каждому году отдельно.
Личные дела тоже веду в тихоря))).
 
Цитата
Вадим А пишет:
У меня данные заявления храняться в отдельной папке, основания к приказам по личному составу
Значит голова моя еще что-то соображает. Жалко, что поздно! :D Будет чем занять офис-менеджера: посажу вспарывать старые ЛД. :happy
 
У меня тоже каждый год новая папка заявлений на прием-увольнение. Переделывать должностную. чтобы убрать строчку? Опять к директору за подписью на переделанный документ? :o Он неадекватно на такие вещи реагирует...:(
 
Цитата
filj пишет:
Переделывать должностную
Не надо! Если в ЛНА введут "ведение личных дел" - значит будете вести. А так раз нет работы такой на предприятии - Вы ее и не делаете! :D

Цитата
filj пишет:
папка заявлений на прием-увольнение

Цитата
Вадим А пишет:
заявления храняться в отдельной папке, основания к приказам по личному составу.

Вадим А, а Вы о приеме заявления тоже храните??? Мне что-то не хочется, ведь по идее они не обладают никакой юридической силой.... :?:
 
у меня прием, увольнение в ЛД, что-то я как-то до этого не задумывалась по поводу где храню. А вы кстате правы, вот так, если проверка нагрянет и скажет покажите заявление Иванова на увольнение и :D придеться рыться в его папке. Надо тоже вытащить в отдельную папку подшить.
Один ум хорошо, а два не положено по штатному расписанию.
 
Чувствую, у 50% форумчан будет чем активно заняться ближайшую неделю! :D
 
Цитата
Снеженка пишет:
Чувствую, у 50% форумчан будет чем активно заняться ближайшую неделю! :D
:happy
Один ум хорошо, а два не положено по штатному расписанию.
 
Коллеги, добрый день!

Подскажите, как уйти от личных дел (в ООО 120 сотрудников) и нужно ли?
Планирую сделать следующие папки (список примерный):
1. ЛНА, 2. ШР, 3. ДИ, 4. Приказы по основной деятельности, 5. Приказы по личному составу, 6. ТД+доп.согл, 7. Т-2 + согласие на обработку пдн, 8. Заявления-основания к приказам, 9. ТУРВ, 10. Приказы на ежегодный отпуск,
11. Приказы на отпуск за свой счет, 12. СОУТ.

Что еще нужно добавить к списку?
И есть опасение, что в итоге такой работы папки расплодятся. Потому что по трудовым договорам будет несколько папок, например, Трудовые договора и доп.соглашения работников А-К.
И потом, что делать, когда сотрудник увольняется? Сейчас у меня папка с уволенными. Я просто беру файлик со всеми доками из одной папки и перекладываю в папку с уволенными. Пока на этом работа с уволенными прекращается.

А если все будет храниться в разных местах? При увольнении сотрудника что происходит? Должны быть отдельные папки "ТД и ДС уволенных" ?
Или все таки со всех папок собирать все его данные по кусочкам (Т-2, ТД, ДС, заявления, согласие на обработку пдн и др...) и создавать одно дело на уволенного?

Поделитесь, пожалуйста, опытом. Как у вас это происходит. Буду очень признательна.
Изменено: tutta - 21.03.2019 17:19:33
 
Цитата
tutta написал:
Коллеги, добрый день!

Подскажите, как уйти от личных дел (в ООО 120 сотрудников) и нужно ли?
Планирую сделать следующие папки (список примерный):
1. ЛНА, 2. ШР, 3. ДИ, 4. Приказы по основной деятельности, 5. Приказы по личному составу, 6. ТД+доп.согл, 7. Т-2 + согласие на обработку пдн, 8. Заявления-основания к приказам, 9. ТУРВ, 10. Приказы на ежегодный отпуск,
11. Приказы на отпуск за свой счет, 12. СОУТ.

Что еще нужно добавить к списку?
И есть опасение, что в итоге такой работы папки расплодятся. Потому что по трудовым договорам будет несколько папок, например, Трудовые договора и доп.соглашения работников А-К.
И потом, что делать, когда сотрудник увольняется? Сейчас у меня папка с уволенными. Я просто беру файлик со всеми доками из одной папки и перекладываю в папку с уволенными. Пока на этом работа с уволенными прекращается.

А если все будет храниться в разных местах? При увольнении сотрудника что происходит? Должны быть отдельные папки "ТД и ДС уволенных" ?
Или все таки со всех папок собирать все его данные по кусочкам (Т-2, ТД, ДС, заявления, согласие на обработку пдн и др...) и создавать одно дело на уволенного?

Поделитесь, пожалуйста, опытом. Как у вас это происходит. Буду очень признательна.
Так Вы пытаетесь отойти от ЛД, но тут же в конце хотите собирать всё в одно место. Во-первых Т-2 это самостоятельные документы. Т-2 уволенных формируете в отдельные дела (например уволенные в 2015 году, располагаете по алфавиту за этот год, и так за все года) И почему у Вас Т-2+согласие... Никаких "+" это разные документы, срок хранения разный. ТД и допсоглашения располагаете за каждый год отдельно по уволенным, если ведётся нумерация, то располагаете по № или по дате, можно по ФИО. - это только по уволенным. Приказы без сохранения заработной платы и отпуска по уходу за ребёнком объединяем (у них один срок), туда же помещаем ежегодные отпуска, если есть вредники. По поводу ЛД это не обязательно, они только у госслужащих. Не забывайте о табелях (вредники отдельно от основных работников) сроки хранения разные. Вам поможет "Перечень со сроками хранения документов" Потому что документы даже по личному составу имеют разные сроки хранения, поэтому их располагают в разные дела. Чтобы не рыться в делах и не выдёргивать документы с разными сроками, лучше сразу предусмотреть для них разные дела. Тем более у Вас 120 сотрудников.
 
Цитата
архивист написал:
И почему у Вас Т-2+согласие... Никаких "+" это разные документы, срок хранения разный.
Т-2 + согласие на обработку персональных данных: объединила по двум причинам. Во-первых, потому что в Т-2 как раз таки содержатся личные данные сотрудника. Во-вторых, потому что срок хранения у них одинаковый - 75 лет. ст. 658 и ст.666 перечня.

Цитата
архивист написал:
ТД и допсоглашения располагаете за каждый год отдельно по уволенным, если ведётся нумерация, то располагаете по № или по дате, можно по ФИО. - это только по уволенным
Т.е. правильно понимаю, что должны быть папки с ТД и ДС текущих работающих работников. И должны быть папки с ТД и ДС уволенных работников?

Цитата
архивист написал:
Приказы без сохранения заработной платы и отпуска по уходу за ребёнком объединяем (у них один срок), туда же помещаем ежегодные отпуска, если есть вредники
С этим все понятно, со всем согласна.

Еще какие-то папки может я упустила из своего списка?
 
Цитата
tutta написал:
Т-2 + согласие на обработку персональных данных: объединила по двум причинам. Во-первых, потому что в Т-2 как раз таки содержатся личные данные сотрудника. Во-вторых, потому что срок хранения у них одинаковый - 75 лет. ст. 658 и ст.666 перечня.
Срок у них один и тот же, но документы разные. Поэтому дела (Т-2) уволенных работников оформляются отдельно, согласие отдельно. Все документы уволенных работников передаются в архив. Дело ТД+ДС вместе, (ДС относится к ТД, правильно?). Да Вы правильно поняли, уволенные отдельно, работающие отдельно. Некоторые путают понятие "личное дело", поэтому складывают всё в отдельную папку на каждого работника и пытаются сдать эту кучу документов в архив, а это не правильно. Некоторые создают папки на каждого работника, куда помещают все документы относящиеся к работнику, считая, что так удобнее работать с документами, согласен, удобно. Но когда нужно готовить документы в архив, всё это потом изымают и формируют в отдельные дела, но это время и силы. Поэтому я бы рекомендовал хранить ТД+ДС сразу в одном деле не деля его на годы (а изымать и формировать в отдельное дело уволенных за определённый год, это не составит труда), карточки Т-2 сразу формировать по уволенным за определённый год (как писал выше внутри дела по 3 буквам фамилии), но про приказы не комментирую, они и так оформляются на каждый год. Я не думаю, что у Вас уж такая большая текучка, может за год наберётся 1-2 работника. Про приказы не комментирую, они оформляются в дело за год сразу, только № 1 сверху, а например № 20 в конец)
Цитата
tutta написал:
Еще какие-то папки может я упустила из своего списка?
А это уже нужно смотреть по "Перечню..." что Вам ещё нужно (я же не могу знать Ваш документооборот, в каждой организации он разный. К стати, а у Вас есть Номенклатура дел. Если нет, то Вам нужно её создать, и будет легче, её можно корректировать, что-то добавлять или убирать. Да и сроки хранения у Вас перед глазами. С временными сроками свыше 10 лет отдельно, а с временными сроками до 10 лет отдельно. Это сперва трудно чтобы составить Номенклатуру, а после того как создадите, всё у Вас будет идти как "по маслу".
 
Так как раз и смотрела по перечню. Исходя из перечня и составила список папок, который описала выше в первом сообщении.
По делопроизводству, в принципе нет ничего особенного у нас нет. Вредников нет, условия труда хорошие, СОУТ провели. График у всех стандартный 5/2.
Поэтому, как мне кажется, самые обычные папки нужны. Приказы, ТД. основания, отпуска.... ну вообщем все, что описывала выше.

Может еще кто-то даст свои рекомендации. И все таки не поняла, почему нельзя хранить карточки Т-2 вместе с согласиями на обработку персональных данных... Срок хранения одинаковый. Как мне кажется, совершенно логично хранить согласие вместе с документом, где все личные данные внесены...

Вот еще вопрос по заявлениям сотрудников. Делаю я папку "Основания к приказам". Туда кладу все заявления на перевод и увольнение. Заявление на перечисление заработной платы куда? Отдельную папку заводить? Ознакомление с ЛНА в какую папку определить? Еще одну отдельную папку заводить?
Страницы:1234След.
Читают тему (гостей: 1)
 

Отписаться от сообщений с форума

Мнение администрации форума может не совпадать с мнением участников форума. Администрация форума не несет ответственности за сообщения, размещаемые участниками форума. Вместе с тем, убедительная просьба к участникам - при общении   не нарушать действующее законодательство: при цитировании чьих-либо произведений не нарушать права авторов, не распространять недостоверную порочащую кого-либо информацию, не разглашать чьи-либо персональные данные и т.д. Если Вы заметили сообщение, которое, возможно нарушает закон или правила форума, пожалуйста, напишите нам >> 



Работа чата временно приостановлена!
Завсегдатаи чата могут встретиться в теме Болталка нашего форума >>






Корзина0 товаров
на сумму 0 руб.

Мы в соцсетях:


Подпишитесь бесплатно:

 

Войти в зону ИКС (раздел сайта для подписчиков журнала "Кадровик-практик") >>


Новости сайта


Все новости сайта

Последние публикации
16.01.2020

Всё об электронных трудовых книжках

16.01.2020

Работники требуют трудовые книжки. Можно ли выдавать трудовую книжку работника по доверенности третьему лицу? Позиция Роструда

15.01.2020

Привлечение временного работника к работе в праздничный день

15.01.2020

Когда не надо уведомлять "срочного" работника об увольнении

14.01.2020

Условия труда для эмансипированных несовершеннолетних работников. Разъяснения Роструда

14.01.2020

С какого дня считать трехдневный срок для выдачи документов по ст. 62 ТК РФ?

14.01.2020

Смена по графику выпадает на праздничный день

13.01.2020

Можно ли удержать долги работника из среднего заработка, выплачиваемого при «сокращении»? Разъяснения Роструда

10.01.2020

Освобождение работодателя от обязанности учитывать преимущественное право на оставление на работе при сокращении штата

10.01.2020

Ставится ли печать работодателя на правилах внутреннего трудового распорядка?

 
Все публикации

Новости трудового законодательства и разъяснения ведомств

Все новости

Опрос дня
В Вашей организации утверждены приказом руководителя формы документов (приказ, табель, график отпусков, штатное расписание и т.д.)? Отметить свое мнение и узнать ответы коллег >>



Тест дня
Мини-тест "Перенесение ежегодного оплачиваемого отпуска"

Книги по кадровому делопроизводству

Книги по кадровому делопроизводству

От профессионалов КД.
Печатные и электронные версии.
Доставка по РФ

Все книги >>
Заказать >>

Журналы учета и регистрации. Разные!

Книги и журналы учета

Отличное качество, плотная обложка+ПВХ, чёткая разлиновка, правильные графы. Прошивка, пломба.
Успейте заказать по старым ценам!

Узнать подробнее >>
Заказать >>

Доставка во все регионы РФ.