Авторизация
Регистрация
Забыли свой пароль?
Войти как пользователь
Вы можете войти на сайт, если вы зарегистрированы на одном из этих сервисов:

Поиск по сайту
Журнал
"Кадровик-практик"
Подписка 1500 руб./год



Бесплатно
подписчики получают 
доступ к: 
  • справочной базе,
  • "книжной полке",
  • курсу по кадрам,
  • всем тестам и др.
Узнать подробнее >>
Полистать журнал >>




Возник спор. Можно ли хранить копии паспортов в личном деле работника.

Приветствуем Вас на форуме кадровиков-профессионалов и новичков в кадровом деле, уважаемые коллеги! На нашем форуме уже более 250.000 сообщений, более 26.000 тем, а главное - у нас всегда отличный коллектив и дух взаимопомощи. Просьба к гостям-новичкам, пожалуйста, ПОЛЬЗУЙТЕСЬ ПОИСКОМ НА ФОРУМЕ! На большинство вопросов ответы уже даны. Пожалуйста, будьте взаимовежливы. Наш с Вами форум - для приятного профессионального общения, сотрудничества и взаимопомощи. И, пожалуйста, не оставляйте в форуме активных ссылок на другие ресурсы  - это понижает рейтинг нашего сайта в поисковых системах яндекс и др.

Vasia.png



Возник спор. Можно ли хранить копии паспортов в личном деле работника.
 
Возник спор. Можно ли хранить копии паспортов в личном деле работника. В консультанте вычтала, что в состав документов ,входящих в личное дело,копия паспорта входит, а коллега говорит, что где-то вычтала, что это персональные данные работника и мы должны хранить только выписанные данные из паспорта. Подскажите, все-таки, правильную версию.
Заранее спасибо.
Страницы:Пред.123След.
Ответы
 
Ну раз устраивает тех господ, которые делают копию с копии..... Я и так как белая ворона, только и слышу типа "хватит умничать" :D
 
Вообщем жуть)) По логике, какая разница где хранить, отдельно или в одной папке, все равно у меня все в сейфе)) Не понимаю, почему вместе нельзя, а в отдельной папке можно))
Истина где то рядом!!
 
А нам на учебе сказали,что цветная фотография - это биометрические данные, а черно-белая - уже не биометрические данные, поэтому смело снимаю копию паспорта в черно-белом режиме.
 
Случайно попал в эту тему и так и не увидел исчерпывающего ответа. Отвечаю:

Копию паспорта с фотографией в личном деле хранить можно, и даже нужно в соответствии с трудовым законодательством.

Разберемся по порядку:

1) Копия паспорта содержит биометрические персональные данные (фотографию) - это верно и вытекает из определения (ч.1 ст.11 Федерального закона №152-ФЗ "О персональных данных";)

2) Копия паспорта является бумажным носителем и Требования к материальным носителям биометрических персональных данных и технологиям хранения таких данных вне информационных систем персональных данных (утв. постановлением Правительства РФ от 6 июля 2008 г. №512) на нее (ксерокопию) НЕ распространяются, в соответствии с пп. б) п.3 этих же правил.

3) Более того, даже письменного согласия на обработку биометрических персональных данных брать у сотрудника не требуется, т.к. эта фотография не используются для установления личности субъекта (ч.1 ст.11 Федерального закона №152-ФЗ "О персональных данных";)

Поэтому копия паспорта хранится как обычный носитель персональных данных вместе с другими носителями в деле.


Эти же доводы подходят и к хранению фотографии работника в личном деле.

Теперь о защите:

Меры по обеспечению безопасности таких носителей (карточек, дел, копий и т.п.) должны быть реализованы в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 15 сентября 2008 г. №687 "Об утверждении положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации". В основном это защита от несанкционированного доступа и реализуется она установлением препятствий в виде металлических дверей, решеток на окнах, сейфов или металлических запираемых шкафов, охранной сигнализации, *** -наблюдения и т.п.

PS: Долго смеялся над предыдущим сообщением :D Это ж надо так учить... Таким образом можно договориться до того, что только цветной отпечаток пальца будет являться биометрическими персональными данными, а черно-белый - нет :)
Изменено: Personal-security - 03.04.2015 13:36:48
 
Цитата
Personal-security пишет:
3) Более того, даже письменного согласия на обработку биометрических персональных данных брать у сотрудника не требуется, т.к. эта фотография не используются для установления личности субъекта
а для каких целей вы берете ксерокопию паспорта, если Вам не надо индентифицировать в будущем по нему субъекта
 
В ТК РФ четко сказано паспортные данные, и ни о какой ксерокопии паспорта там речи не идет, поэтому только Паспортные данные в Т2, иначе прочая информация может считаться излишней и не соответствовать целям обработки ПД согласно устава предприятия. Ну это моё мнение.
 
Цитата
Гость пишет:
а для каких целей вы берете ксерокопию паспорта, если Вам не надо индентифицировать в будущем по нему субъекта
Идентифицировать нужно только по оригиналу удостоверяющего документа. А копия паспорта берется, как правило, для подтверждения сведений внесенных в Т-2.

Цитата
Гость пишет:
В ТК РФ четко сказано паспортные данные, и ни о какой ксерокопии паспорта там речи не идет, поэтому только Паспортные данные в Т2, иначе прочая информация может считаться излишней и не соответствовать целям обработки ПД согласно устава предприятия. Ну это моё мнение.
Согласен, копию паспорта хранить не обязательно. Но для тех, кому это нужно - храните на здоровье, ТК и другое законодательство этого не запрещает. То же самое про копии документов об образовании, свидетельств о заключении брака, свидетельств о рождении детей и т.п.
 
Цитата
Personal-security пишет:
Согласен, копию паспорта хранить не обязательно. Но для тех, кому это нужно - храните на здоровье, ТК и другое законодательство этого не запрещает. То же самое про копии документов об образовании, свидетельств о заключении брака, свидетельств о рождении детей и т.п.
В соответствии с Методическими рекомендациями Мосгорархива <4> и Методическими рекомендациями ВНИИДАД ФАС России (2002) в личные дела группируются документы, представленные сотрудниками при поступлении на работу, а также образующиеся в период их профессиональной деятельности на данном предприятии, в том числе:
- личный листок по учету кадров или анкета <5>;
- дополнение к личному листку по учету кадров;
- автобиография;
- копии документа об образовании;
- трудовой договор (экземпляр работодателя);
- договор о материальной ответственности (для материально ответственных лиц);
- характеристики (рекомендательные письма);
- заявление о приеме на работу (о переводе на соответствующую должность);
- выписки из приказов (копии приказов) о приеме на работу (о перемещении на другие должности);
- выписки из документов (копии документов) о награждении или о привлечении к дисциплинарной ответственности;
- выписки (копии) документов об аттестации (отзывы, аттестационные листы и пр.).
--------------------------------
<4> Рекомендации Мосгорархива носят исключительно рекомендательный характер и касаются прежде всего государственных организаций. Любые ссылки на то, что указанный список документов обязателен, - ничтожны и незаконны.
<5> И личный листок, и анкета обязательно предусмотрены только для государственных служащих. Использование форм этих документов другими структурами носит добровольный и произвольный характер и не исключает разработки собственных форм, аналогичных упомянутым.
С целью обеспечения надлежащей сохранности личного дела и удобства в обращении с ним при формировании документы помещаются (подшиваются при помощи иглы и нитки на четыре прокола (так рекомендует Мосгорархив - Прим. автора)) (иным вариантом является подшивание при помощи иглы и суровой нити в два прокола, сделанным обыкновенным дыроколом) в отдельную папку. Пример оформления лицевой стороны обложки личного дела приведен в приложении N 1.
Помимо перечисленных, в личное дело могут помещаться и некоторые другие документы (например, документы о прохождении работником конкурса на замещение вакантной должности, копии документов о награждении сотрудника (присвоении ему почетных званий, награждении грамотой и т.д.) и т.п.). Кроме того, в личное дело помещаются (но при этом не подшиваются в него) справки, заверенные фотографии работников и т.п. <6>.
--------------------------------
<6> Подобные документы, как правило, хранятся в специальных кармашках, расположенных на внутренних сторонах обложки.
 
Цитата
Personal-security пишет:
Случайно попал в эту тему и так и не увидел исчерпывающего ответа. Отвечаю:

Копию паспорта с фотографией в личном деле хранить можно, и даже нужно в соответствии с трудовым законодательством.
Вот то-то что случайно... иначе бы не стали бросаться пустыми словами, что "даже нужно в соответствии с трудовым законодательством". Где в ТК написано что "нужно"?
Я много лет работаю в отделе кадров и до сих пор МНЕ копии паспортов работников ни разу НЕ стало нужно, прекрасно обходимся паспортными данными из личной карточки Т-2. А Вам, Personal-security, зачем вдруг стало "нужно" держать у себя копии паспортов да еще давать такие рекомендации другим кадровикам - так, на всякий случай, чтобы было? Так на всякий случай и без ваших советов накопируют...

В большинстве организаций даже для трудовых книжек нет отдельного сейфа, поэтому часто хранят их в простом шкафчике, и даже не всегда эти шкафчики закрываются ключом. А уж к копиям паспортов у таких организаций и подавно будет широкий доступ, практически для всех желающих. Лично я категорически против того, чтобы в отделе кадров хранились копии паспортов, и против неразумных советов "да-нужно, да-можно".
Цитата
Personal-security пишет:
А копия паспорта берется, как правило, для подтверждения сведений внесенных в Т-2.
Как раз таки как правило - копия паспорта и не берется. Копии паспортов делают только кадровики-раззявы, которые сами себе не верят, что могут правильно с первого раза заполнить Т-2.

Если послушать Вас и подтверждать все сведения, которые внесены в Т-2, то можно "утонуть" в ненужной макулатуре, ведь в Т-2 еще и другие сведения вносят, например, из в/билета , да еще и стаж после подсчета по трудовой книжке , и пр. ... Что же эти данные тоже копиями подтверждать?
 
Я полность поддерживаю Personal-security, хорошо конечно таким сомоуверенным кадровы работникам, которые все делают с первого раза и всегда только правильно, но лично я предпочитаю делать копии документов и хранить их в карточках сотрудников, паспотрные данные нужны для бухгалтерии, для оформления доверенностей и если при первоначальной записи допустить ошибку, потом ее будет тяжело вывести. А по поводу неразглашения и хранения этой информации, лично я за это подписываюсь!!!!
 
Камень в огород принят :) Согласен, что фраза про "даже нужно хранить копию паспорта" в моем посте является лишней. Как говорится, виноват, исправлюсь.
Цитата
Гость пишет:
Как раз таки как правило - копия паспорта и не берется.
Может быть копия паспорта, как правило, и не берется, спорить не буду. Но вот если берется, то, как правило, для подтверждения сведений. Вот такой вот каламбур 8)
 
Цитата
Personal-security пишет:
Камень в огород принят :) Согласен, что фраза про "даже нужно хранить копию паспорта" в моем посте является лишней. Как говорится, виноват, исправлюсь.
Personal-security, Ваш ответ вызывает уважение.:handshake: Редко кто признает свои ошибки, еще реже в них признается.

Цитата
Наталья пишет:
хорошо конечно таким сомоуверенным кадровы работникам, которые все делают с первого раза и всегда только правильно, но лично я предпочитаю делать копии документов и хранить их в карточках сотрудников, паспотрные данные нужны для бухгалтерии, для оформления доверенностей и если при первоначальной записи допустить ошибку, потом ее будет тяжело вывести.
Ну, делаете Вы копии, а хамить зачем? Кто виноват вам в том, что с первого раза все делаете неправильно? Кто мешает еще раз сверить внесенные в Т-2 данные с оригиналами документов, вместо того, что бы тратить время на изготовление копий? Организуйте правильно свою работу, и тогда Вам не придется завидовать тем, которые все делают правильно с первого раза.

Зачем хранить в Т-2 кучу копий, ведь карточка постоянно нужна для оперативной работы - то для внесения записей, то для подсчета стажа для оплаты больничного, то адрес работника или его телефон нужен. А когда в карточке куча хлама, брать ее в руки не хочется. Отсюда у вас и начинаются завалы в работе - то больничные задержали, то приказы на отпуск или перевод не вовремя занесли в Т-2. В голове от этого тоже хаос, неуверенность в себе, начинаете суетиться, пытаетесь сэкономить время на оформлении, чтобы подстраховаться - делаете копии. Вот и пришли к тому с чего начали...
 
Молчала-молчала, и не выдержала :D

Цитата
Гость пишет:
Зачем хранить в Т-2 кучу копий
В Т-2 конечно же никто не хранит копии (их хранят в ЛД) , но копии очень часто нужны и если в каких-то организациях они ни к чему, то не нужно говорить за всех. ;) Другое дело, что хранить их лучше "неофициально" (почему уже столько и говорим о том, что ведение ЛД не нужно предусматривать в организации ЛНА, то есть их как бы нет, соответственно и нет копий (для проверяющих, а для нас - есть).
 
Я лично храню в личном деле копии паспортов. дипломов, повышений фальсификаций и т.д. а то могут что - нибудь затребовать, а у меня нет.
У нас по-прежнему самые главные и самые умные сидят в разных кабинетах.
 
Безусловно храню. Они часто бывают нужны для целей, напрямую не касающихся кадрового учёта. Например, для изготовления зарплатной банковской карточки банк требует копию паспорта. Для приобретения билетов на поезд или самолёт и т.д.
 
Цитата
Любого пишет:
Я лично храню в личном деле копии паспортов. дипломов, повышений фальсификаций и т.д. а то могут что - нибудь затребовать, а у меня нет.
Простите - это что Вы имеете в виду??
 
Цитата
Гость пишет:
Цитата
Любого пишет:
Я лично храню в личном деле копии паспортов. дипломов, повышений фальсификаций и т.д. а то могут что - нибудь затребовать, а у меня нет.
Простите - это что Вы имеете в виду??
Внимательность проверяет :D
 
Цитата
Personal-security пишет:
Внимательность проверяет :D
Ахаха! :D :happy


Цитата
Мадам Френкель пишет:
Безусловно храню. Они часто бывают нужны для целей, напрямую не касающихся кадрового учёта. Например, для изготовления зарплатной банковской карточки банк требует копию паспорта. Для приобретения билетов на поезд или самолёт и т.д.
Ну. и зачем Вам это нужно - хранить копии для бухгалтерии. Вы тратите свое время на их изготовление, перекладывание с места на место, замену старых копий на новые при смене паспортов, Вас постоянно отвлекают от работы просьбами дать копию чьего-то паспорта..., а кто-то даже недовольство начинает выказывать если вдруг у вас чьей-то копии не оказалось.
Получается что Вам для кадровой работы копии паспорта не нужны, а делаете Вы их лишь для того, чтобы потратить свое время на чужие проблемы, т.е. позволяете вешать на себя "чужих обезьян".
Пусть запрашивают копию паспорта у самого работника. Так по крайней мере и работник будет знать кто и для каких целей употребил его паспортные данные.
У меня тоже бывают запросы - дайте мне копию паспорта. Я отвечаю, что копий паспорта у меня нет и хранить их у себя я не имею права, и знаете, оказывается что они вполне могут и сами, без меня, решить свои вопросы.
 
Цитата
Гость пишет:
... оказывается что они вполне могут и сами, без меня, решить свои вопросы.
:happy
 
Есть кадровики и бухгалтера, которым прямо удовольствие какое-то доставляет вызывать работников к себе постоянно (то ли значимость свою повышают, то ли работы мало...). Мы стараемся своих работников дергать как можно реже - на смене у них нет возможности к нам тащиться, а после смены - их законный выходной, отдохнуть людям нужно, заняться своими делами. Поэтому не считаю зазорным или обременительным давать бухгалтерии, другим отделам, всю нужную информацию по работникам (соответственно по максимуму получаю ее при приеме, в том числе и эти злосчастные копии....)
Страницы:Пред.123След.
Читают тему (гостей: 1)
 

Отписаться от сообщений с форума

Мнение администрации форума может не совпадать с мнением участников форума. Администрация форума не несет ответственности за сообщения, размещаемые участниками форума. Вместе с тем, убедительная просьба к участникам - при общении   не нарушать действующее законодательство: при цитировании чьих-либо произведений не нарушать права авторов, не распространять недостоверную порочащую кого-либо информацию, не разглашать чьи-либо персональные данные и т.д. Если Вы заметили сообщение, которое, возможно нарушает закон или правила форума, пожалуйста, напишите нам >> 



Работа чата временно приостановлена!
Завсегдатаи чата могут встретиться в теме Болталка нашего форума >>






Корзина0 товаров
на сумму 0 руб.

Мы в соцсетях:


Подпишитесь бесплатно:

 

Войти в зону ИКС (раздел сайта для подписчиков журнала "Кадровик-практик") >>


Новости сайта


Все новости сайта

Последние публикации
 
Все публикации


Новости трудового законодательства и разъяснения ведомств

Все новости

Опрос дня
В Вашей организации утверждены приказом руководителя формы документов (приказ, табель, график отпусков, штатное расписание и т.д.)? Отметить свое мнение и узнать ответы коллег >>



Тест дня
Мини-тест "Перенесение ежегодного оплачиваемого отпуска"

Книги по кадровому делопроизводству

Книги по кадровому делопроизводству

От профессионалов КД.
Печатные и электронные версии.
Доставка по РФ

Все книги >>
Заказать >>

Журналы учета и регистрации. Разные!

Книги и журналы учета

Отличное качество, плотная обложка+ПВХ, чёткая разлиновка, правильные графы. Прошивка, пломба.
Успейте заказать по старым ценам!

Узнать подробнее >>
Заказать >>

Доставка во все регионы РФ.