ВВЕРХ

Авторизация
Логин:
Пароль:
Регистрация
Забыли свой пароль?
Поиск по сайту
Журнал
"Кадровик-практик"
Подписка 1500 руб./год

         До 1 марта              
в подарок книга!


Бесплатно
подписчики получают 
доступ к: 
  • справочной базе,
  • "книжной полке",
  • курсу по кадрам,
  • всем тестам и др.
Узнать подробнее >>
Полистать журнал >>


Удивительно большая справочная база по кадровому делопроизводству >>

Статьи и консультации на сайте www.kadrovik-praktik.ru


К Вашим услугами наши консультации и статьи по кадровому делопроизводству. Для их чтения зарегистрируйтесь на сайте.

ПОИСК ПО САЙТУ
 
Область поиска: дата — все
ПО СТАТЬЯМ И РАЗДЕЛАМ

Кадровые документы с истекшим сроком хранения: что с ними делать?

04.02.2016
"У нас есть папки (дела) с истекшим сроком хранения (графики отпусков, приказы и др.). Кадровика и секретаря нет. Кто и куда должен нести эти папки сдавать на хранение или что с ними делать?"
В отсутствие кадровой службы ответственным за кадровую документацию является руководитель организации или иное лицо, назначенное соответствующим приказом.
Сроки хранения кадровых и сопутствующих им документов указаны в "Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения", утвержденном Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558. По истечении срока хранения документы подлежат уничтожению. Уничтожение документов в организации производится в соответствии с требованиями Основных правил работы архивов в организации, одобренных Решением Коллегии Росархива 06.02.2002. Уничтожаются, как правило, документы с истекшим сроком хранения. Организация имеет право продлить срок хранения документов, но уменьшить не имеет право. Изменение срока хранения документов должно быть согласовано с экспертной комиссией организации.  Согласно п. 1.4. "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения", утвержденного Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558, сроки хранения документов исчисляются с  1 января года, следующего за годом окончания их в делопроизводстве. Например, срок хранения дел, законченных в 2010 г., начинает отсчитываться с 1 января 2011 г.
Службам делопроизводства федеральных органов исполнительной власти легче. Приказом  Росархива от 23.12.2009 N 76 были утверждены Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, где подробно расписана процедура работы с документацией. Коммерческим организациям тоже можно взять на заметку эти рекомендации.
Процедура уничтожения документов, сроки хранения которых истекли, состоит из нескольких этапов и описана в Основных правилах работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.
Сначала необходимо выделить документы с истекшими сроками хранения к уничтожению, то есть провести экспертизу ценности документов. Эта работа проводится экспертной комиссией учреждения по завершении календарного года и предполагает подготовку документов к передаче на архивное хранение (оформление дел, составление описей на дела, передаваемые на архивное хранение) и соответственно выделение части документов к уничтожению. При создании в учреждении экспертной комиссии необходимо руководствоваться приказом Росархива от 19.01.1995 № 2 «Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия». В состав комиссии обычно включаются наиболее квалифицированные сотрудники организации в количестве не менее трех человек. Кроме того, к работе экспертов можно привлечь архивариуса из окружного архива.  Решения экспертной комиссии вступают в силу после их утверждения руководителем организации.
Выделение документов с истекшими сроками хранения к уничтожению и собственно уничтожение этих документов осуществляются в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций. Желательно, чтобы в организациях этот порядок был закреплен в локальных нормативных актах, например в инструкции по делопроизводству.
Затем составляется опись всех документов, выделенных к уничтожению, и акты о выделении документов к уничтожению. Акт о выделении документов к уничтожению, как правило, составляется один на документы всей организации, подлежащие уничтожению.
Для коммерческих организаций форма акта не утверждена, поэтому он составляется в произвольной форме. Для правильности оформления можно руководствоваться примерной формой акта, которая приведена в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76.
Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, - это перечень заголовков дел (видов документов), подлежащих уничтожению, с указанием их количества по каждому заголовку, а также срока хранения данного типа. По каждому заголовку отдельно указываются годы, за которые отобраны документы к уничтожению. Информация, включаемая в акт, о количестве уничтожаемых документов, их составе должна строго соответствовать реальному положению дел. Дела, включенные в утвержденный руководителем организации акт, отделяются от остальных дел и хранятся в специально отведенном месте. Отобранные к уничтожению и включенные в акты документы передаются на утилизацию в организации, принимающие вторсырье в переработку. Сдача документов в переработку оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указывается общее количество документов и их вес. Накладная прикладывается к акту и хранится вместе с ним в деле организации.
Щетинина Л.А., специалист по кадровому делопроизводству
1670

Вы в рубрике: ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ, ГРАФИК ОТПУСКОВ, ПВТР, ДРУГИЕ ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ


Рейтинг:

Поделиться в соц сетях



+ Правила перепечатки данного материала

    



Повысить свой профессиональный уровень Вы также можете с помощью:


Книги по кадровому делопроизводству


Книги и журналы учета


Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
Журнал регистрации приказов
Журнал регистрации приказов
Журнал регистрации трудовых договоров
Журнал регистрации трудовых договоров
Журнал учета листков нетрудоспособности
Журнал учета листков нетрудоспособности
Журнал регистрации заявлений работников
Журнал регистрации
заявлений работников
Журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами
Журнал ознакомления
работников с локальными
нормативными актами
Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации
Журнал учета работников,
выбывающих в служебные командировки из командирующей организации
Журнал универсальный. «Пустой» (с незаполненными шапками граф) для учета/регистрации документов/событий
Журнал универсальный. «Пустой» (с незаполненными шапками граф) для учета/регистрации документов/событий
Журнал регистрации входящих документов
Журнал регистрации исходящих документов


А также







Повысить свой профессиональный уровень Вы также можете с помощью:


Книги по кадровому делопроизводству


Книги и журналы учета


Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
Журнал регистрации приказов
Журнал регистрации приказов
Журнал регистрации трудовых договоров
Журнал регистрации трудовых договоров
Журнал учета листков нетрудоспособности
Журнал учета листков нетрудоспособности
Журнал регистрации заявлений работников
Журнал регистрации
заявлений работников
Журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами
Журнал ознакомления
работников с локальными
нормативными актами
Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации
Журнал учета работников,
выбывающих в служебные командировки из командирующей организации
Журнал универсальный. «Пустой» (с незаполненными шапками граф) для учета/регистрации документов/событий
Журнал универсальный. «Пустой» (с незаполненными шапками граф) для учета/регистрации документов/событий
Журнал регистрации входящих документов
Журнал регистрации исходящих документов


А также





Мы в соцсетях:

FacebookОдноклассникиВКонтакте

Подпишитесь бесплатно:

 

ДО ВЕСНЫ ОСТАЛОСЬ

До весны акция - при покупке журналов регистрации/учета и/или книг по кадровому делопроизводству на сумму от 1500 руб. в подарок книга "Практика увольнений"



Новости сайта
 


Все новости сайта

Последние публикации
 
Все публикации

Новости для подписчиков журнала "Кадровик-практик"
Все новости ИКС

Войти в зону ИКС (раздел сайта для подписчиков журнала "Кадровик-практик") >>

Новости трудового законодательства
Все новости

Опросы дня

Сокращают совместителя, работающего по полдня. Обязательно ли ему предлагать вакансии, которые на полную ставку?  Пройти опрос, узнать ответы

Нужно ли компенсировать работу в день сдачи крови днем отдыха, если о сдаче работник сообщил спустя несколько дней?  Пройти опрос, узнать ответы

Нужно ли планировать в ГО и предоставлять чернобыльцу дополнительный оплачиваемый отпуск 14 дней, если работник об этом не просит? Пройти опрос, узнать ответы



Тест дня
"Проверьте себя. Допустили ли Вы нарушения в содержании трудовых договоров с работниками?"