Авторизация
Регистрация
Забыли свой пароль?
Поиск по сайту
Журнал
"Кадровик-практик"
Подписка 1500 руб./год

До 31 декабря
в подарок доступ
к электронной версии 
книги
"ГИТ на пороге"!


Бесплатно
подписчики получают 
доступ к: 
  • справочной базе,
  • "книжной полке",
  • курсу по кадрам,
  • всем тестам и др.
Узнать подробнее >>
Полистать журнал >>




Статьи и консультации на сайте www.kadrovik-praktik.ru


К Вашим услугами наши консультации и статьи по кадровому делопроизводству. Для их чтения зарегистрируйтесь на сайте.

ПОИСК ПО САЙТУ
 

Кадровые документы с истекшим сроком хранения: что с ними делать?

04.02.2016
"У нас есть папки (дела) с истекшим сроком хранения (графики отпусков, приказы и др.). Кадровика и секретаря нет. Кто и куда должен нести эти папки сдавать на хранение или что с ними делать?"
В отсутствие кадровой службы ответственным за кадровую документацию является руководитель организации или иное лицо, назначенное соответствующим приказом.
Сроки хранения кадровых и сопутствующих им документов указаны в "Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения", утвержденном Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558. По истечении срока хранения документы подлежат уничтожению. Уничтожение документов в организации производится в соответствии с требованиями Основных правил работы архивов в организации, одобренных Решением Коллегии Росархива 06.02.2002. Уничтожаются, как правило, документы с истекшим сроком хранения. Организация имеет право продлить срок хранения документов, но уменьшить не имеет право. Изменение срока хранения документов должно быть согласовано с экспертной комиссией организации.  Согласно п. 1.4. "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения", утвержденного Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558, сроки хранения документов исчисляются с  1 января года, следующего за годом окончания их в делопроизводстве. Например, срок хранения дел, законченных в 2010 г., начинает отсчитываться с 1 января 2011 г.
Службам делопроизводства федеральных органов исполнительной власти легче. Приказом  Росархива от 23.12.2009 N 76 были утверждены Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, где подробно расписана процедура работы с документацией. Коммерческим организациям тоже можно взять на заметку эти рекомендации.
Процедура уничтожения документов, сроки хранения которых истекли, состоит из нескольких этапов и описана в Основных правилах работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.
Сначала необходимо выделить документы с истекшими сроками хранения к уничтожению, то есть провести экспертизу ценности документов. Эта работа проводится экспертной комиссией учреждения по завершении календарного года и предполагает подготовку документов к передаче на архивное хранение (оформление дел, составление описей на дела, передаваемые на архивное хранение) и соответственно выделение части документов к уничтожению. При создании в учреждении экспертной комиссии необходимо руководствоваться приказом Росархива от 19.01.1995 № 2 «Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия». В состав комиссии обычно включаются наиболее квалифицированные сотрудники организации в количестве не менее трех человек. Кроме того, к работе экспертов можно привлечь архивариуса из окружного архива.  Решения экспертной комиссии вступают в силу после их утверждения руководителем организации.
Выделение документов с истекшими сроками хранения к уничтожению и собственно уничтожение этих документов осуществляются в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций. Желательно, чтобы в организациях этот порядок был закреплен в локальных нормативных актах, например в инструкции по делопроизводству.
Затем составляется опись всех документов, выделенных к уничтожению, и акты о выделении документов к уничтожению. Акт о выделении документов к уничтожению, как правило, составляется один на документы всей организации, подлежащие уничтожению.
Для коммерческих организаций форма акта не утверждена, поэтому он составляется в произвольной форме. Для правильности оформления можно руководствоваться примерной формой акта, которая приведена в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76.
Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, - это перечень заголовков дел (видов документов), подлежащих уничтожению, с указанием их количества по каждому заголовку, а также срока хранения данного типа. По каждому заголовку отдельно указываются годы, за которые отобраны документы к уничтожению. Информация, включаемая в акт, о количестве уничтожаемых документов, их составе должна строго соответствовать реальному положению дел. Дела, включенные в утвержденный руководителем организации акт, отделяются от остальных дел и хранятся в специально отведенном месте. Отобранные к уничтожению и включенные в акты документы передаются на утилизацию в организации, принимающие вторсырье в переработку. Сдача документов в переработку оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указывается общее количество документов и их вес. Накладная прикладывается к акту и хранится вместе с ним в деле организации.
Щетинина Л.А., специалист по кадровому делопроизводству

Рекомендуем:

Журнал Кадровик-практик-2018

Журнал "Кадровик-практик"

Наш телефон: 8(8442)989899, 8-917-338-98-99

3490

Вы в рубрике: ПРИКАЗЫ, ДОГОВОРЫ И СОГЛАШЕНИЯ, УВЕДОМЛЕНИЯ, АКТЫ, ЗАЯВЛЕНИЯ


Рейтинг:

Поделиться в соц сетях



+ Правила перепечатки данного материала

    




Повысить свой профессиональный уровень Вы также можете с помощью:


Книги по кадровому делопроизводству


Книги и журналы учета


Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
Журнал регистрации приказов
Журнал регистрации приказов
Журнал регистрации трудовых договоров
Журнал регистрации трудовых договоров
Журнал учета листков нетрудоспособности
Журнал учета листков нетрудоспособности
Журнал регистрации заявлений работников
Журнал регистрации
заявлений работников
Журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами
Журнал ознакомления
работников с локальными
нормативными актами
Журнал универсальный. «Пустой» (с незаполненными шапками граф) для учета/регистрации документов/событий 
Журнал универсальный. «Пустой» (с незаполненными шапками граф) для учета/регистрации документов/событий





А также








Повысить свой профессиональный уровень Вы также можете с помощью:


Книги по кадровому делопроизводству


Книги и журналы учета


Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
Журнал регистрации приказов
Журнал регистрации приказов
Журнал регистрации трудовых договоров
Журнал регистрации трудовых договоров
Журнал учета листков нетрудоспособности
Журнал учета листков нетрудоспособности
Журнал регистрации заявлений работников
Журнал регистрации
заявлений работников
Журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами
Журнал ознакомления
работников с локальными
нормативными актами
Журнал универсальный. «Пустой» (с незаполненными шапками граф) для учета/регистрации документов/событий 
Журнал универсальный. «Пустой» (с незаполненными шапками граф) для учета/регистрации документов/событий





А также






Корзина0 товаров
на сумму 0 руб.

Мы в соцсетях:

FacebookОдноклассникиВКонтакте

Подпишитесь бесплатно:

 


А вы уже запаслись журналами учета на          2019 год?

Успейте заказать журналы >>

До Нового года осталось:

дней



Новости сайта


Все новости сайта

Последние публикации
 
Все публикации

Новости для подписчиков журнала "Кадровик-практик"
Все новости ИКС

Войти в зону ИКС (раздел сайта для подписчиков журнала "Кадровик-практик") >>

Новости трудового законодательства
12.12.2018

Определена потребность в привлечении "визовых" иностранных работников на 2019 год

12.12.2018

Новый МРОТ с 2019 года: Госдума приняла закон в третьем чтении

03.12.2018

Правительство РФ утвердило предельную величину базы для исчисления страховых взносов на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством и на обязательное пенсионное страхование с 1 января 2019 г.

26.11.2018

Верховный Суд РФ подготовил новый Обзор судебной практики, рассмотрены сложные вопросы применения трудового законодательства. Кадровику важно это знать!

21.11.2018

Постановление Правительства РФ от 14.11.2018 N 1365 ‘Об установлении на 2019 год допустимой доли иностранных работников, используемых хозяйствующими субъектами, осуществляющими на территории Российской Федерации отдельные виды экономической деятельности’

Все новости

Опрос дня
Оцените нашу заботу о вас в 2018 году! Насколько полезны были наши публикации в рассылках и журналах, наши методички, книги, тесты и прочие ресурсы сайта, наши журналы учета? Отметить свое мнение и узнать ответы коллег >>



Тест дня
Мини-тест "Замена ежегодного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией"