ВВЕРХ

Авторизация
Поиск по сайту
Удивительно большая справочная база по кадровому делопроизводству >>

Основные дела отдела кадров в конце года. Подробное руководство к тому, как "подмести хвосты" и подготовить кадровые документы для следующего года

К Вашим услугами наши консультации и статьи по кадровому делопроизводству. Для их чтения  зарегистрируйтесь на сайте.

ПОИСК ПО САЙТУ
 
Область поиска: раздел — везде, дата — все
ПО СТАТЬЯМ И РАЗДЕЛАМ
07.12.2017
ПРОВОЖАЕМ СТАРЫЙ ГОД: РЕВИЗИЯ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ
.
(полная версия данной инструкции опубликована в журнале "Кадровик-практик" 2016 №10)

Конечно, подводить окончательные итоги года еще рано. Но, чтобы в начале нового года спокойно закрыть дела, предлагаем заранее проверить текущую документацию.

Кадровые приказы. Проверяем, чтобы все приказы были по местам, каждый - в своем деле, зарегистрированы в соответствующем журнале, подписаны полномочным лицом. Проверяем, чтобы с приказами были ознакомлены все необходимые лица.
Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним. Проверяем, со всеми ли работниками заключены трудовые договоры, все ли они зарегистрированы надлежащим образом, каждому ли работнику отдан его экземпляр трудового договора и стоит ли о том подпись работника на экземпляре, оставшемся у работодателя. Проверяем, все ли изменения (если они были) оформлены соглашениями к трудовому договору. Может, забыли оформить как следует чей-то перевод на другую работу, переход на неполное рабочее время или изменение условий оплаты труда? И, опять же, проверяем, чтобы все трудовые договоры и соглашения к ним находились в надлежащих делах.
Трудовые книжки. Проверяем, чтобы все трудовые книжки были на месте, зарегистрированы в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а в сами книжки внесены соответствующие записи. Нередко кадровые работники "в запарке" забывают внести записи о переводах, об учебе и даже об изменении наименования организации работодателя. В течение года кто-то из работников мог жениться или развестись и сменить фамилию. У работника взяты документы-основания, внесены изменения в трудовую книжку? Также проверьте, имеются ли в достаточном количестве бланки трудовых книжек и вкладышей в закромах работодателя.
Личные карточки. Проверьте, все ли личные карточки работников заполнены. Может, на кого-то из новеньких карточка еще не заведена или кто-то в ней не расписался? А все ли сведения внесены в личную карточку? Может быть, не заполнены разделы отпусков и переводов... Сведения о некоторых работниках в течение года меняются, имеет смысл провести "сверку" с работниками. 
Образцы заполнения личной карточки есть в справочной онлайн базе, доступной подписчикам журнала "Кадровик-практик".

График отпусков. Проверяем заполнение графика на текущий год.
Уведомления "отпускникам" и "увольненцам" января 2018 г. Работников, идущих в отпуск, положено уведомлять письменно не менее чем за две недели до его начала. Но пол-января мы будем отдыхать. Может быть, стоит уведомить их заранее, в декабре? Работников, с которыми срок трудового договора истекает в январе, может быть, тоже сочтете нужным предупредить об увольнении уже в декабре, чтобы наверняка уложиться в сроки, установленные законодателем? А то мало ли... вдруг какой работник после каникул заболеет и уведомление ему своевременно Вы вручить не успеете.
Локальные нормативные акты. Многие реформы в компании приурочивают к новому году: принимают новое штатное расписание, создают новые отделы, вводят новые должности, принимают новую редакцию правил внутреннего трудового распорядка и других локальных нормативных актов. Изменения в локальные нормативные акты обычно вносятся в том же порядке, в каком происходит принятие самих актов.
Премии, награждение лучших работников. Нередко именно в конце года накануне новогодних "корпоративах" происходит торжественное награждение лучших работников. Если такое практикуется и в Вашей компании, проверьте, все ли "поощрительные" документы готовы (представления, расчеты, приказ и др.).

Дела, регистрация документов. Где лежат приказы и договоры мы уже проверили (выше). А по своим ли делам разложены уведомления, заявления работников, акты и прочие документы? На всех ли есть надлежащие отметки (проставлены рег.номера и др.). Все ли зарегистрированы в соответствующих журналах? Проверьте.

Несколько более полную ревизию в отделе кадров Вам поможет провести раздел нашего сайта "Кадровый самоаудит"(доступ к нему свободный для всех), а навести порядок поможет книга "Гострудинспекция на пороге: наводим порядок в кадровом делопроизводстве". Если она у Вас уже есть, сейчас самое время ею воспользоваться! Если нет, то имеет смысл заказать ее >> Или подписаться на журнал "Кадровик-практик" на год и получить электронную версию этой книги бесплатно - акция >>

      .
      ГОТОВИМ КАДРОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ ДЛЯ НОВОГО ГОДА
      .
      (полная версия данной инструкции опубликована в журнале "Кадровик-практик" 2016 №10)

      Чтобы после новогодних каникул спокойно приступить к работе, давайте заранее приготовим необходимые документы.

      Новые бланки трудовых договоров. Перечитайте бланки трудовых договоров, которые подписываются у вас с работниками. Соответствуют ли они всем последним изменениям в законодательстве? Внесены ли в них все выгодные работодателю и защищающие его интересы условия? При необходимости внесите в них изменения.
      Новые формы приказов и других документов. Посмотрите, может быть, какие-то формы приказов у вас не утверждены, а необходимость утвердить их имеется. Это же стоит проверить в отношении иных "бланочных" документов.
      Новый график отпусков на 2018 г. Про график отпусков не забыли? График отпусков утверждается не позднее чем за две недели до наступления календарного года. Осталось очень мало времени!
      Штатное расписание и индексация зарплат. Хотите разработать и утвердить новое штатное расписание? Тоже надо поспешить. А индексацию Вы в какие сроки проводите? Это должно быть установлено в ваших локальных нормативных актах. Может быть, пора к ней подготовиться?
      Новые локальные нормативные акты. Проверьте все действующие у работодателя локальные нормативные акты. 
      Некоторые из локальных нормативных актов могут действовать не до замены новыми, а какой-то определенный срок. Возможно, их срок как раз истекает, и нужно принять взамен этих документов новые. Не исключено, что в принципе возникла необходимость разработать и ввести в действие какие-то новые локальные нормативные акты (положение о командировках, положение о новом структурном подразделении и др.). 

      А новую номенклатуру дел на 2018 год успели утвердить? Подумайте об этом. 

      Новые журналы регистрации 
      В конце года становится актуальным вопрос заведения новых журналов регистрации и книг учета для кадровой службы. Некоторые формы журналов утверждены официальными органами, например:
      утверждены Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».
      Большинство же журналов регистрации и книг учета не имеют утвержденной формы. Вы можете заказать журналы регистрации и учета в нашем книжном магазине (доставка во все регионы РФ). Если же руководство экономит на кадровой службе, то сделайте журналы своими руками. Образцы ("шапки" с графами и заполнение) можете взять на нашем сайте:
      У нас на сайте Вы можете почитать руководство по ведению журналов регистрации (доступ свободный для всех). Кстати, у нас на сайте проходит опрос: "Какие книги/журналы регистрации (учета) ведете Вы"? Приглашаем  поучаствовать в опросе >> и посмотреть результаты/

      Сокращение численности и штата работников. В новом году планируется сокращение численности или штата работников? Пора готовиться. Вам помогут следующие наши материалы.
      Информационный стенд отдела кадров. Все важные сообщения для работников, новые документы, касающиеся их работы, бланки и образцы документов желательно вывесить на информационном стенде отдела кадров.
      А что еще Вы делаете в отделе кадров в конце года? Поделитесь с коллегами на нашем сайте >>


        Рекомендуем:

        Журнал Кадровик-практик-2017.jpg

        Журнал "Кадровик-практик"

        Наш телефон: 8(8442)989899, 8-917-338-98-99
        Наш электронный адрес 989899@rambler.ru

        Вы в рубрике: ДРУГОЕ


        Возврат к списку


        Материалы по теме:



        + Правила перепечатки данного материала

            



        Повысить свой профессиональный уровень Вы также можете с помощью:


        Книги по кадровому делопроизводству


        Книги и журналы учета


        Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
        Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
        Журнал регистрации приказов
        Журнал регистрации приказов
        Журнал регистрации трудовых договоров
        Журнал регистрации трудовых договоров
        Журнал учета листков нетрудоспособности
        Журнал учета листков нетрудоспособности
        Журнал регистрации заявлений работников
        Журнал регистрации
        заявлений работников
        Журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами
        Журнал ознакомления
        работников с локальными
        нормативными актами
        Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации
        Журнал учета работников,
        выбывающих в служебные командировки из командирующей организации
        Журнал универсальный. «Пустой» (с незаполненными шапками граф) для учета/регистрации документов/событий
        Журнал универсальный. «Пустой» (с незаполненными шапками граф) для учета/регистрации документов/событий
        Журнал регистрации входящих документов


        А также







        Повысить свой профессиональный уровень Вы также можете с помощью:


        Книги по кадровому делопроизводству


        Книги и журналы учета


        Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
        Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
        Журнал регистрации приказов
        Журнал регистрации приказов
        Журнал регистрации трудовых договоров
        Журнал регистрации трудовых договоров
        Журнал учета листков нетрудоспособности
        Журнал учета листков нетрудоспособности
        Журнал регистрации заявлений работников
        Журнал регистрации
        заявлений работников
        Журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами
        Журнал ознакомления
        работников с локальными
        нормативными актами
        Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации
        Журнал учета работников,
        выбывающих в служебные командировки из командирующей организации
        Журнал универсальный. «Пустой» (с незаполненными шапками граф) для учета/регистрации документов/событий
        Журнал универсальный. «Пустой» (с незаполненными шапками граф) для учета/регистрации документов/событий
        Журнал регистрации входящих документов


        А также





        Мы в соцсетях:

        Facebook Одноклассники ВКонтакте

        Подпишитесь бесплатно:

         

        Новости сайта
         

        Последние публикации
         

        Новости для подписчиков журнала "Кадровик-практик"


        Новости трудового законодательства
        Опросы дня
        Какие книги/журналы регистрации (учета) Вы ведете?





        Тест дня
        "Проверьте себя. Допустили ли Вы нарушения в содержании трудовых договоров с работниками?"