Авторизация
Логин:
Пароль:
Регистрация
Забыли свой пароль?
 
Поиск по сайту
                   
         

 


Положение об архиве

ПОЛЬЗУЙТЕСЬ ПОИСКОМ НА ФОРУМЕ! Уважаемые форумчане, перед созданием тем, пользуйтесь, пожалуйста, поиском. На большинство вопросов ответы уже даны.
Пожалуйста, будьте взаимовежливы. Наш с Вами форум - для приятного профессионального общения, сотрудничества и взаимопомощи. "Давайте жить дружно!" (с).
 
Для форумчан, имеющих статусы "V.I.P" и "Заслуженный", действуют оптовые цены на нашу книжную продукцию. Спасибо за активное участие в жизни форума и помощь кадровикам.

Поиск  Пользователи  Правила 
Закрыть
Логин:
Пароль:
Забыли свой пароль?
Регистрация
Войти
 
Страницы: 1
Ответить
RSS
Положение об архиве
Здравствуйте коллеги.
Может кому нибудь пригодится в работе положение об архиве и номенклатура дел ОК с указанием статей и сроков хранения. Пользуйтесь. Может у кого нибудь есть интересные наработки давайте меняться. Извините но номенклатура в виде таблицы у меня не получается.

ПОЛОЖЕНИЕ
«___»__________200 №___

об архиве

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1.Архив (название организации) (далее по тексту ………..) входит в со-став хозяйственного отдела и создается с целью своевременного приема ар-хивных документов, обеспечения их учета, сохранности, упорядоче-ния и использования в соответствии с «Основными правилами ра-боты архивов организаций», одобренных решением Коллегии Росар-хива от 06.02.2002.
1.2.Архив подчиняется начальнику хозяйственного отдела.
1.3.Архив базы возглавляет архивариус, который назначается на должность и освобождается от нее приказом начальника базы по представлению начальника хозяйственного отдела и согласованию с за-местителем начальника.
1.4 Штат архива утверждается начальником базы с учетом объема работ и особенностей производства.
1.5 Взаимозаменяемость архивариуса устанавливается должностной инструкцией.
1.6 В своей деятельности архив базы руководствуется действую-щим законодательством Российской Федерации, в том числе норма-тивными, методическими и руководящими документами по архивному делу, а также Уставом, приказами, решениями, указаниями, правила-ми внутреннего трудового распорядка, и другими нормативными доку-ментами Общества по вопросам ведения делопроизводства и органи-зации архивного хранения документов, положением о (название предприятия), настоящим положением.

2.ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ АРХИВА

2.1.Комплектование архива документами, законченными делопроизвод-ством базы постоянного срока хранения, образовавшиеся в процессе дея-тельности………., документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, не-обходимые в практической деятельности, документы по личному составу.
2.2. Осуществление учета, обеспечение сохранности документов.
2.3. Создание справочного аппарата к документам архива.
2.4. Использование хранящихся в архиве документов.

3.ФУНКЦИИ АРХИВА

3.1.Принимает оформленные дела постоянного срока хранения и вре-менного (свыше 10 лет) не позднее чем через три года после завершения в делопроизводстве.
3.2.Учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов.
3.3. Составляет годовой раздел сводных описей дел на основе описей дел отделов и служб базы постоянного срока хранения и по личному составу, представляет на рассмотрение экспертной комиссии ( далее по тексту – ЭК) базы. Одобренные ЭК базы годовые разделы сводных описей дел постоянно-го срока хранения и по личному составу направляет не позднее чем через 2 года на согласование с архивом Общества и утверждение начальником базы.
3.4.Создает и поддерживает в актуальном состоянии справочный аппарат к документам архива.
3.5. Осуществляет использование документов по запросам, ведет учет и анализ использования.
3.6.Составляет сводный акт на основе актов отделов и служб о выделе-нии документов к уничтожению. Представляет на рассмотрение ЭК базы. Одобренный ЭК акт согласовывает с архивом Общества и утверждает на-чальником базы. После надлежащего утверждения акта передает дела, под-лежащие уничтожению, на переработку с оформлением акта.
3.7.Оказывает методическую помощь ответственным за ведение дело-производства в отделах и службах при оформлении дел, ведет контроль.
3.8. Участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению.
3.9.Осуществляет контроль за правильным формированием и оформле-нием дел в отделах и службах.
3.10.Проводит экспертизу ценности документов и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по приему документов на по-стоянное хранение и временное (свыше 10 лет).
3.11.Организует работу по составлению номенклатуры дел в отделах, службах. На основе составленных ответственными за делопроизводство но-менклатур дел, подписанных руководителями отделов, служб, составляет сводную номенклатуру дел базы. Сводная номенклатура дел согласовывается с архивом Общества и утверждается начальником базы.

4. ПРАВА АРХИВА

4.1. Требовать от руководителей отделов и служб базы своевременной передачи в архив документов в упорядоченном состоянии.
4.2. Контролировать правила работы с документами в отделах и служ-бах.

4.4. Запрашивать от руководителей отделов, служб базы сведения, необ-ходимые для работы архива.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ АРХИВА

5.1.Несоблюдение условий обеспечения сохранности документов.

5.2. Утрату и несанкционированное уничтожение документов.
5.3. Необоснованный отказ в приеме на хранение документов по-стоянного срока хранения и по личному составу.
5.4.Нарушение правил использования документов и доступа поль-зо¬вателей к документам, установленных законодательством.
5.5. Несвоевременное и некачественное выполнение возложенных на архив функций, предусмотренных настоящим положением.


6. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ

Взаимодействует со всеми отделами и службами базы.


Начальник хозяйственного отдела ____________



СОГЛАСОВАНО

Заместитель начальника ____________

Ведущий юрисконсульт ____________


С положением об архиве ознакомлена:

Архивариус ____________
«___»_________200__г.




НОМЕНКЛАТУЛА ДЕЛ ОК
Отдел кадров (04)
04-01 Приказы, решения, указания (название организации). Копии ДМН ст. 6 "а" Хранить на месте
04-02 Приказы, решения по основной деятельности (название организации).Копии ДМН ст. 6 "а" Хранить на месте
04-03 Приказы (название организации) о предоставлении очередных отпусков, учебных отпусков 5 лет ст.6 "б" Хранить на месте
04-04 Приказы по личному составу (название организации) 75 лет, ЭК ст. 6 "б" Хранить в архиве
04-05 Положение об отделе, должностные инструкции работников отдела. Копии 3 года, ПЗН ст. 35 "б" Подлинники хранятся в отделе организации труда и заработной платы
04-06 Штатная расстановка руководителей, специалистов и служащих Копии 3 года ст. 32 "б" Подлинники хранятся в отделе организации труда и заработной платы
04-07 Личные дела работников 75 лет, ЭК ст. 337 "б" Хранить в архиве
04-08 Личные дела уволенных работников 75 лет, ЭК ст.337"б" Хранить в архиве
04-09 Личные карточки работников, (в том числе временных) 75 лет, ЭК ст. 339 Хранить в архиве
04-10 Личные карточки уволенных работников, (в том числе временных) 75 лет, ЭК ст. 339 Хранить в архиве
04-11 Годовые отчеты по кадрам Пост. ст. 198 "б" Хранить в архиве
04-12 Квартальные отчеты о выполнении плана повышения квалификации руководителей и специалистов (название организации) 5 лет ст.114 "в" Хранить на месте
04-13 Номенклатура дел. Акты о выде-лении к уничтожению дел и доку-ментов, не подлежащих хранению Пост. ст. 67 "а", ст. 73 Хранить в архиве
04-14 Основания к приказам по личному составу (заявления о приеме на работу) 5 лет ст.343 Хранить на месте
04-15 Сведения о включении установленных квот на рабочие места 5 лет ст.481 Хранить на месте
04-16 Графики предоставления отпусков 1 год ст.356 Хранить на месте
04-17 Графики обучения рабочих и повышения квалификации руководителей, специалистов ЦБПО ПРНСиНО 3 года ст. 376 Хранить на месте
04-18 Трудовые договоры, дополнительные соглашения к трудовым договорам, не вошедшие в состав личных дел 75 лет, ЭК ст 338 Хранить в архиве
Трудовые договоры, дополнительные соглашения к трудовым договорам уволенных работников (название организации) 75 лет, ЭК ст 338 Хранить в архиве
04-19 Договоры об обучении 5 лет ст.375 После истечения срока договора
04-20 Документы (постановления, инструкции, письма) по работе с кадрами. Копии 3 года ст. 10 "б" После замены новыми
04-21 Документы (планы, письма, договора, переписка и др.) по работе с молодыми специалистами 5 лет ст. 539 Хранить на месте
04-22 Документы (акты, справки, предписания) о состоянии и проверке работы с кадрами Пост. ст. 333 Хранить в архиве
04-23 Документы (списки, мероприятия, анализ работы) по работе с резервом кадров на выдвижение на вышестоящие должности 5 лет, ст. 350 "ж" Хранить на месте
04-24 Документы (заявления на отпуска, переписка об использовании отпусков (отзывы) 5 лет ст.343 Хранить на месте
04-25 Документы (заявления, докладные записки) о переводе, перемещении, повышении разрядов работникам,заявления об увольнении 5 лет ст.343 Хранить на месте
04-26 Документы (заявки, докладные записки, заявления, направления) по подготовке, переподготовке кадров, повышении квалификации работников 5 лет ЭК ст.368 Хранить на месте
04-27 Документы (протоколы, списки, графики) о проведении аттестации руководителей, специалистов и служащих 15 лет ст.359 Хранить в архиве
04-28 Документы (списки, графики, договоры, переписка) по производственной практике студентов ВУЗов, СУЗов и технических училищ 5 лет, ЭК ст. 368 Хранить на месте
04-29 Документы (списки, индивидуальные сведения работников) о назначении пенсий негосударственного пенсионного фонда (название организации) 50 лет ст. 479 Хранить в архиве
04-30 Документы (списки, индивидуальные сведения работников) о назначении пенсий государственного пенсионного фонда 50 лет ст. 479 Хранить на месте
04-31 Документы (наградной материал, указы, наградные листы, списки награжденных ведомственными наградами) о представлении к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению званий, присуждению премий Пост. ст. 384 "а" Документы о представле-нии к званию "Ветеран труда" - 30 лет, ЭК
04-32 Документы (акты,справки, списки, переписка) о проведении периодических медицинских осмотров 5 лет ст. 330 Хранить на месте
04-33 Документы (направления) на медицинский осмотр работников, работающих во вредных условиях труда 5 лет ст. 330 Хранить на месте
04-34 Документы (заявки, сведения, переписка) о потребности в работниках, сокращении работников 5 лет ст. 335 Хранить на месте
04-35 Документы (направления, стажировочные листы) о стажировке водителей всех видов транспортных средств и машинистов спецтехники 5 лет ЭК ст.368 Хранить на месте
04-36 Документы (акты,информация, докладные записки и др.) о нарушении трудовой и производственной дисциплины 3 года ст.282 Хранить на месте
04-37 Переписка с негосударственным пенсионным фондом (входящие, исходящие документы) 5 лет, ЭК ст. 44 Хранить на месте
04-38 Переписка с ЗАО "Сургутинвест-нефть" (входящие, исходящие документы) 5 лет, ЭК ст. 12 Хранить на месте
04-39 Переписка с государственным пенсионным фондом (исходящие документы) 5 лет ст.480 Хранить на месте
04-40 Переписка с юридическими и общественными организациями, физическими лицами по вопросам приема,перемещения, обучения кадров 5 лет ЭК ст.334 Хранить на месте
04-41 Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним 50 лет, ст. 358 "е" Хранить в архиве
04-42 Журнал учета отпусков 3 года, ст. 358 "г" Хранить на месте
04-43 Журнал регистрации листков нетрудоспособности 5 лет. ст. 476 Хранить на месте
04-44 Журнал учета количественного и качественного состава работников, работающих вахтовым методом 75 лет ст.358 "а" Хранить в архиве
04-45 Журнал учета приема, перемещения, увольнения работников (в том числе временных) 75 лет, ст. 358 "а" Хранить в архиве
04-46 Журнал учета трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним 75 лет ст.358 "д" Хранить в архиве
04-47 Журнал учета входящих документов с грифом "Комерческая тайна" ДМН Хранить на месте
04-48 Журнал учета стажировочных листов 5 лет ст.193 "и" Хранить на месте
04-49 Характеристики работников не имеющих личных дел 75 лет, ЭК ст.340 Хранить в архиве
Изменено: Анжелика - 12.12.2008 17:30:27
Спасибо
Здравствуйте! Помогите советом! Я работаю в музее специалистом по кадрам. Была на 3х часовых курсах по ведению делопроизводства, там заявили, что нужно положение об архиве и положение об экспертной комиссии. Ну так вот у меня вопрос: нужны ли эти положения? Должен ли быть в музее архив?
Людииииииииииииии, где вы????????? Помогите!!!!!!!!!!
Цитата
Гость пишет:
Здравствуйте! Помогите советом! Я работаю в музее специалистом по кадрам. Была на 3х часовых курсах по ведению делопроизводства, там заявили, что нужно положение об архиве и положение об экспертной комиссии. Ну так вот у меня вопрос: нужны ли эти положения? Должен ли быть в музее архив?

ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА
РАБОТЫ АРХИВОВ ОРГАНИЗАЦИЙ

Основные правила работы архивов организаций являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность. Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами.
Право и обязанность создания архивов организаций для временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности, установлены Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах (1993), Положением об Архивном фонде Российской Федерации (1994) и Положением о Федеральной архивной службе России (1998), соответствующими нормативными актами субъектов Российской Федерации.
Настоящие Правила распространяются на архивы государственных организаций, а также обязательны для всех негосударственных организаций в части обеспечения сохранности, описания, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности.
Архивы организаций, хранящие кино-, фото-, фоно- и # Удалено # (аудиовизуальные), научно-технические, картографические, телеметрические документы, руководствуются настоящими Правилами в части организации, планирования, отчетности, методической работы с управленческими документами, хранящимися в архивах; во всех остальных вопросах работа с указанными документами регламентируется соответствующими инструкциями и правилами.
Правила не распространяются на документы, работа с которыми регламентируется Законом Российской Федерации от 21 июля 1993 г. N 5485-1 "О государственной тайне" и Указом Президента Российской Федерации от 30 ноября 1995 г. N 1203 "Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне".
Государственные организации, не отнесенные к составу источников комплектования государственных архивов, а также негосударственные организации могут руководствоваться настоящими Правилами при организации и обеспечении работы своих архивов.
Умного человека приятно послушать, с глупым можно и побеседовать....
to4ka82, спасибо за информацию! Я правильно поняла, что в музее я создаю как бы временный архив, т.е. храню там документы со сроками хранения 75,5,10 лет, а потом сдаю в вышестоящий архив?
возьмите вот эти правила ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА
РАБОТЫ АРХИВОВ ОРГАНИЗАЦИЙ, одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г. и сделайте соей настольной книгой smile;) там все прописано.
Согласно правилам в архив организации Дела со сроками хранения до 10 лет не передаются, а хранятся в структурных подразделениях. Соответственно 5 и 10 лет у вас в архиве будет отсутствовать, все что выше 10 лет и постоянного срока хранить до ликвидации организации. Потом будете сдавать в тот архив, источником комплектования будете являться
Умного человека приятно послушать, с глупым можно и побеседовать....
Уважаемые кадровики, скажите, пожалуйста, вы ведете личные дела в обычных картонных скорошивателях \"Дело\"? И в этих же скоросшивателях сдаете их в архив? Я читала, что к оформлению обложки личного дела предъявляются определенные требования, даже видела образцы. Расскажите мне, пожалуйста, вы распечатываете образцы обложек на принтере (с Ф.И.О. работника, названием организации, фонд, опись, № дела и т.д.) и приклеиваете к обычной картонной папке? Или не так? Извините за дебильный вопрос, просто мне встретилось как-то, что после увольнения работника папка из-под его личного дела освобождается и там можно заводить личное дело нового сотрудника. Вот я и тужусь сообразить, как это возможно, если к обложке намертво приклеен лист с фамилией уволенного... Ну хоть бы одним глазком увидеть, как вы оформляете обложки личных дел!!!...
При сдаче в архив не должно быть никаких скоросшивателей. Не должно быть никакого металла - скрепок, скобы от степлера; Личное дело на каждого сотрудника заводится отдельно, оно прошивается на 4 прокола и переплетается (этим занимаются специальные службы, но можно и самим, но сложно). Обязательно должна быть внутренняя опись дела, она стандартная, в Консультанте найдете образец. В конце дела должен быть лист-заверитель, также есть в Консультанте. Надеюсь, помогла)))
Ни чего не поняла! Так личное дело оформляется сразу с внутренней описью и листом-заверителем, чтобы в последствии сдаваться в архив в этом же виде? Ответьте кто-нибудь.
Так тогда никаких папок не хватит для личных дел! А если по прошествии хотябы 3 лет вынимать документы личного дела из корочек и подшивать в отдельные корочки совместно с другими личными лелами уволенных, а на обложке указать: \"Личные дела уволенных сотрудников с ___ по ____ год\"?
Личное дело на каждого сотрудника заводится отдельно, а после увольнения документы из обложки можно вынуть и подшить в отдельное дело \"Личные дела уволенных сотрудников за _______ год.
Личные дела вести обязаны только госслужбы, для остальных они не обязательны, можете вести как хотите, и обозвать их документы по сотрудникам.
Цитата
to4ka82 пишет:
Согласно правилам в архив организации Дела со сроками хранения до 10 лет не передаются, а хранятся в структурных подразделениях. Соответственно 5 и 10 лет у вас в архиве будет
Посмотрела указанные правила и там не прописано с каким сроком хранения документы принимаются в архив. Может есть ссылка на документ подтверждающий вышесказанное, чтоб начальству показать?
кто - нибудь подскажите, на основании каких документов разрабатывается положение об архиве???
низации и специфики создаваемой ею документации. 

В настоящее время единственным нормативно-методическим
документом, используемым при разработке Положения об архиве конкретной
организации, продолжает оставаться «Примерное положение об архиве
государственного учреждения, организации, предприятия», утвержденное
приказом Росархива от 18 августа 1992 г. № 176 (далее – «Примерное
положение об архиве»). 
Подскажите пожалуйста как прописать в положение об архиве его специфику???)
У меня такой вопрос, как поступить в моем случае, я подала запрос в архивный фонд, чтобы подтвердили мой трудовой стаж работы и выдали справку о з/плате. Мне прислали архивную справку, но не указали о моем увольнении, ссылаясь, что не нашли приказ, далее в справке о з/плате отсутствуют 4 м-ца, т.к. не нашли подтверждений о начислении. Ведь имеется в архиве и моя карточка Т-2, в которой велись все записи и тоже является подтверждающим документом, уж если бы я отсутствовала 4 м-ца, то в карточке была бы отметка (но я работала). Что мне предъявить работникам архивного фонда?
Страницы: 1
Ответить
Читают тему (гостей: 0, пользователей: 0, из них скрытых: 0)
Форма ответов
 
Текст сообщения*
 

    Отписаться от сообщений с форума

Мнение администрации форума может не совпадать с мнением участников форума. Администрация форума не несет ответственности за сообщения, размещаемые участниками форума. Вместе с тем, убедительная просьба к участникам - при общении  не нарушать действующее законодательство: при цитировании чьих-либо произведений не нарушать права авторов, не распространять недостоверную порочащую кого-либо информацию, не разглашать чьи-либо персональные данные и т.д. Если Вы заметили сообщение, которое, возможно нарушает закон или правила форума, пожалуйста, напишите нам >>





Повысить свой профессиональный уровень Вы также можете с помощью:

Информационное Кадровое Сопровождение
Информационное
Кадровое Сопровождение
Пакет Кадровика Профессиональная версия. Электронная библиотека
Электронный справочник
"Пакет Кадровика"
Веер КП.jpg
Журнал
"Кадровик-практик"
Онлайн Учебный Центр по кадровому делу
Онлайн Учебный Центр
по кадровому делу

Книги по кадровому делу

Трудовые книжки-2013.Справочник по ведению, исправлению, учету + 200 образцов записей  
Трудовые книжки-2013.  
Справочник по ведению, исправлению, учету  
+ 200 образцов записей
Книга_Кадровое делопроизводство 3.jpg 
120 пошаговых инструкций
для кадровой работы
ГОСТРУДИНСПЕКЦИЯ НА ПОРОГЕ: НАВОДИМ ПОРЯДОК В КАДРАХ
Гострудинспекция на пороге:
наводим порядок в кадрах
Прием на работу: оформление трудовых отношений в пользу работодателя
Прием на работу: оформление трудовых отношений в пользу работодателя
 
Методичка Образцы заявлений_2.jpg 
200 образцов заявлений работников
Официальные разъяснения по сложным вопросам кадровой практики 
Официальные разъяснения по сложным вопросам кадровой практики
Сбоник образцов кадровых приказов. Часть 1
Сборник образцов кадровых приказов. Часть 1
 
Ведем правильно книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
Сложные вопросы кадровой практики. Сборник статей и консультаций. Часть 1
Сложные вопросы кадровой практики
Командировки от «А» до «Я» 
Командировки от «А» до «Я»
Образцы уведомлений.jpg
Образцы уведомлений и предложений работникам
Образцы актов_2.jpg 
Образцы актов






Книги и журналы учета


Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
Книга Журнал регистрации приказов
Журнал регистрации приказов
Книга Журнал регистрации трудовых договоров
Журнал регистрации трудовых договоров
Книга Журнал регистрации соглашений к трудовым договорам
Журнал регистрации соглашений к трудовым договорам
Журнал учета листков нетрудоспособности
Журнал учета листков нетрудоспособности
Журнал регистрации приказов о предоставлении отпусков
Журнал регистрации приказов о предоставлении отпусков
Журнал регистрации заявлений работников
Журнал регистрации
заявлений работников
Журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами
Журнал ознакомления
работников с локальными
нормативными актами
Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации
Журнал учета работников,
выбывающих в служебные командировки из командирующей организации
Журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы
Журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы
Книга Журнал «пустой» (с незаполненными шапками граф) для учета/регистрации документов/событий
Журнал универсальный. «Пустой» (с незаполненными шапками граф) для учета/регистрации документов/событий
 
Журнал учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля

 



 

Подпишитесь бесплатно:


введите в поле Ваш e-mail 

Выходит новая книга

Оставьте предварительную заявку и получите льготную цену >>


Новости сайта

Все новости сайта


Новости для пользователей ИКС

Все новости ИКС

Быстрые ссылки для пользователей ИКС
(доступ открыт только пользователям ИКС)



Готовятся к изданию книги: 

  • "Практика увольнений" 
  • "Отпуска от А до Я" 
  • Другие книги по кадровому делу

Оставить заявку на уведомление о выходе нужной Вам книги можно здесь>>


Опросы дня
Как Вы считаете, нужно ли вносить в личную карточку запись о временном переводе (не постоянном, а именно временном)?




  




 
Фотообои на рабочий стол