ВВЕРХ

Авторизация
Логин:
Пароль:
Регистрация
Забыли свой пароль?
 
Поиск по сайту
                   
         
 



Удивительно большая справочная база по кадровому делопроизводству >>

Положение об архиве

Приветствуем Вас на форуме кадровиков-профессионалов и новичков в кадровом деле, уважаемые коллеги! На нашем форуме уже более 250.000 сообщений, более 26.000 тем, а главное - у нас всегда отличный коллектив и дух взаимопомощи. Просьба к гостям-новичкам, пожалуйста, ПОЛЬЗУЙТЕСЬ ПОИСКОМ НА ФОРУМЕ! На большинство вопросов ответы уже даны. Пожалуйста, будьте взаимовежливы. Наш с Вами форум - для приятного профессионального общения, сотрудничества и взаимопомощи. И, пожалуйста, не оставляйте в форуме активных ссылок на другие ресурсы - это понижает рейтинг нашего сайта в поисковых системах яндекс и др.  
Также для Вас чат кадровиков >>
Vasia.png

ВВЕРХ

Поиск  Пользователи  Правила 
Закрыть
Логин:
Пароль:
Забыли свой пароль?
Регистрация
Войти
 
Страницы: 1 2 След.
RSS
Положение об архиве
Здравствуйте коллеги.
Может кому нибудь пригодится в работе положение об архиве и номенклатура дел ОК с указанием статей и сроков хранения. Пользуйтесь. Может у кого нибудь есть интересные наработки давайте меняться. Извините но номенклатура в виде таблицы у меня не получается.

ПОЛОЖЕНИЕ
«___»__________200 №___

об архиве

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1.Архив (название организации) (далее по тексту ………..) входит в со-став хозяйственного отдела и создается с целью своевременного приема ар-хивных документов, обеспечения их учета, сохранности, упорядоче-ния и использования в соответствии с «Основными правилами ра-боты архивов организаций», одобренных решением Коллегии Росар-хива от 06.02.2002.
1.2.Архив подчиняется начальнику хозяйственного отдела.
1.3.Архив базы возглавляет архивариус, который назначается на должность и освобождается от нее приказом начальника базы по представлению начальника хозяйственного отдела и согласованию с за-местителем начальника.
1.4 Штат архива утверждается начальником базы с учетом объема работ и особенностей производства.
1.5 Взаимозаменяемость архивариуса устанавливается должностной инструкцией.
1.6 В своей деятельности архив базы руководствуется действую-щим законодательством Российской Федерации, в том числе норма-тивными, методическими и руководящими документами по архивному делу, а также Уставом, приказами, решениями, указаниями, правила-ми внутреннего трудового распорядка, и другими нормативными доку-ментами Общества по вопросам ведения делопроизводства и органи-зации архивного хранения документов, положением о (название предприятия), настоящим положением.

2.ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ АРХИВА

2.1.Комплектование архива документами, законченными делопроизвод-ством базы постоянного срока хранения, образовавшиеся в процессе дея-тельности………., документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, не-обходимые в практической деятельности, документы по личному составу.
2.2. Осуществление учета, обеспечение сохранности документов.
2.3. Создание справочного аппарата к документам архива.
2.4. Использование хранящихся в архиве документов.

3.ФУНКЦИИ АРХИВА

3.1.Принимает оформленные дела постоянного срока хранения и вре-менного (свыше 10 лет) не позднее чем через три года после завершения в делопроизводстве.
3.2.Учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов.
3.3. Составляет годовой раздел сводных описей дел на основе описей дел отделов и служб базы постоянного срока хранения и по личному составу, представляет на рассмотрение экспертной комиссии ( далее по тексту – ЭК) базы. Одобренные ЭК базы годовые разделы сводных описей дел постоянно-го срока хранения и по личному составу направляет не позднее чем через 2 года на согласование с архивом Общества и утверждение начальником базы.
3.4.Создает и поддерживает в актуальном состоянии справочный аппарат к документам архива.
3.5. Осуществляет использование документов по запросам, ведет учет и анализ использования.
3.6.Составляет сводный акт на основе актов отделов и служб о выделе-нии документов к уничтожению. Представляет на рассмотрение ЭК базы. Одобренный ЭК акт согласовывает с архивом Общества и утверждает на-чальником базы. После надлежащего утверждения акта передает дела, под-лежащие уничтожению, на переработку с оформлением акта.
3.7.Оказывает методическую помощь ответственным за ведение дело-производства в отделах и службах при оформлении дел, ведет контроль.
3.8. Участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению.
3.9.Осуществляет контроль за правильным формированием и оформле-нием дел в отделах и службах.
3.10.Проводит экспертизу ценности документов и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по приему документов на по-стоянное хранение и временное (свыше 10 лет).
3.11.Организует работу по составлению номенклатуры дел в отделах, службах. На основе составленных ответственными за делопроизводство но-менклатур дел, подписанных руководителями отделов, служб, составляет сводную номенклатуру дел базы. Сводная номенклатура дел согласовывается с архивом Общества и утверждается начальником базы.

4. ПРАВА АРХИВА

4.1. Требовать от руководителей отделов и служб базы своевременной передачи в архив документов в упорядоченном состоянии.
4.2. Контролировать правила работы с документами в отделах и служ-бах.

4.4. Запрашивать от руководителей отделов, служб базы сведения, необ-ходимые для работы архива.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ АРХИВА

5.1.Несоблюдение условий обеспечения сохранности документов.

5.2. Утрату и несанкционированное уничтожение документов.
5.3. Необоснованный отказ в приеме на хранение документов по-стоянного срока хранения и по личному составу.
5.4.Нарушение правил использования документов и доступа поль-зо¬вателей к документам, установленных законодательством.
5.5. Несвоевременное и некачественное выполнение возложенных на архив функций, предусмотренных настоящим положением.


6. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ

Взаимодействует со всеми отделами и службами базы.


Начальник хозяйственного отдела ____________



СОГЛАСОВАНО

Заместитель начальника ____________

Ведущий юрисконсульт ____________


С положением об архиве ознакомлена:

Архивариус ____________
«___»_________200__г.




НОМЕНКЛАТУЛА ДЕЛ ОК
Отдел кадров (04)
04-01 Приказы, решения, указания (название организации). Копии ДМН ст. 6 "а" Хранить на месте
04-02 Приказы, решения по основной деятельности (название организации).Копии ДМН ст. 6 "а" Хранить на месте
04-03 Приказы (название организации) о предоставлении очередных отпусков, учебных отпусков 5 лет ст.6 "б" Хранить на месте
04-04 Приказы по личному составу (название организации) 75 лет, ЭК ст. 6 "б" Хранить в архиве
04-05 Положение об отделе, должностные инструкции работников отдела. Копии 3 года, ПЗН ст. 35 "б" Подлинники хранятся в отделе организации труда и заработной платы
04-06 Штатная расстановка руководителей, специалистов и служащих Копии 3 года ст. 32 "б" Подлинники хранятся в отделе организации труда и заработной платы
04-07 Личные дела работников 75 лет, ЭК ст. 337 "б" Хранить в архиве
04-08 Личные дела уволенных работников 75 лет, ЭК ст.337"б" Хранить в архиве
04-09 Личные карточки работников, (в том числе временных) 75 лет, ЭК ст. 339 Хранить в архиве
04-10 Личные карточки уволенных работников, (в том числе временных) 75 лет, ЭК ст. 339 Хранить в архиве
04-11 Годовые отчеты по кадрам Пост. ст. 198 "б" Хранить в архиве
04-12 Квартальные отчеты о выполнении плана повышения квалификации руководителей и специалистов (название организации) 5 лет ст.114 "в" Хранить на месте
04-13 Номенклатура дел. Акты о выде-лении к уничтожению дел и доку-ментов, не подлежащих хранению Пост. ст. 67 "а", ст. 73 Хранить в архиве
04-14 Основания к приказам по личному составу (заявления о приеме на работу) 5 лет ст.343 Хранить на месте
04-15 Сведения о включении установленных квот на рабочие места 5 лет ст.481 Хранить на месте
04-16 Графики предоставления отпусков 1 год ст.356 Хранить на месте
04-17 Графики обучения рабочих и повышения квалификации руководителей, специалистов ЦБПО ПРНСиНО 3 года ст. 376 Хранить на месте
04-18 Трудовые договоры, дополнительные соглашения к трудовым договорам, не вошедшие в состав личных дел 75 лет, ЭК ст 338 Хранить в архиве
Трудовые договоры, дополнительные соглашения к трудовым договорам уволенных работников (название организации) 75 лет, ЭК ст 338 Хранить в архиве
04-19 Договоры об обучении 5 лет ст.375 После истечения срока договора
04-20 Документы (постановления, инструкции, письма) по работе с кадрами. Копии 3 года ст. 10 "б" После замены новыми
04-21 Документы (планы, письма, договора, переписка и др.) по работе с молодыми специалистами 5 лет ст. 539 Хранить на месте
04-22 Документы (акты, справки, предписания) о состоянии и проверке работы с кадрами Пост. ст. 333 Хранить в архиве
04-23 Документы (списки, мероприятия, анализ работы) по работе с резервом кадров на выдвижение на вышестоящие должности 5 лет, ст. 350 "ж" Хранить на месте
04-24 Документы (заявления на отпуска, переписка об использовании отпусков (отзывы) 5 лет ст.343 Хранить на месте
04-25 Документы (заявления, докладные записки) о переводе, перемещении, повышении разрядов работникам,заявления об увольнении 5 лет ст.343 Хранить на месте
04-26 Документы (заявки, докладные записки, заявления, направления) по подготовке, переподготовке кадров, повышении квалификации работников 5 лет ЭК ст.368 Хранить на месте
04-27 Документы (протоколы, списки, графики) о проведении аттестации руководителей, специалистов и служащих 15 лет ст.359 Хранить в архиве
04-28 Документы (списки, графики, договоры, переписка) по производственной практике студентов ВУЗов, СУЗов и технических училищ 5 лет, ЭК ст. 368 Хранить на месте
04-29 Документы (списки, индивидуальные сведения работников) о назначении пенсий негосударственного пенсионного фонда (название организации) 50 лет ст. 479 Хранить в архиве
04-30 Документы (списки, индивидуальные сведения работников) о назначении пенсий государственного пенсионного фонда 50 лет ст. 479 Хранить на месте
04-31 Документы (наградной материал, указы, наградные листы, списки награжденных ведомственными наградами) о представлении к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению званий, присуждению премий Пост. ст. 384 "а" Документы о представле-нии к званию "Ветеран труда" - 30 лет, ЭК
04-32 Документы (акты,справки, списки, переписка) о проведении периодических медицинских осмотров 5 лет ст. 330 Хранить на месте
04-33 Документы (направления) на медицинский осмотр работников, работающих во вредных условиях труда 5 лет ст. 330 Хранить на месте
04-34 Документы (заявки, сведения, переписка) о потребности в работниках, сокращении работников 5 лет ст. 335 Хранить на месте
04-35 Документы (направления, стажировочные листы) о стажировке водителей всех видов транспортных средств и машинистов спецтехники 5 лет ЭК ст.368 Хранить на месте
04-36 Документы (акты,информация, докладные записки и др.) о нарушении трудовой и производственной дисциплины 3 года ст.282 Хранить на месте
04-37 Переписка с негосударственным пенсионным фондом (входящие, исходящие документы) 5 лет, ЭК ст. 44 Хранить на месте
04-38 Переписка с ЗАО "Сургутинвест-нефть" (входящие, исходящие документы) 5 лет, ЭК ст. 12 Хранить на месте
04-39 Переписка с государственным пенсионным фондом (исходящие документы) 5 лет ст.480 Хранить на месте
04-40 Переписка с юридическими и общественными организациями, физическими лицами по вопросам приема,перемещения, обучения кадров 5 лет ЭК ст.334 Хранить на месте
04-41 Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним 50 лет, ст. 358 "е" Хранить в архиве
04-42 Журнал учета отпусков 3 года, ст. 358 "г" Хранить на месте
04-43 Журнал регистрации листков нетрудоспособности 5 лет. ст. 476 Хранить на месте
04-44 Журнал учета количественного и качественного состава работников, работающих вахтовым методом 75 лет ст.358 "а" Хранить в архиве
04-45 Журнал учета приема, перемещения, увольнения работников (в том числе временных) 75 лет, ст. 358 "а" Хранить в архиве
04-46 Журнал учета трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним 75 лет ст.358 "д" Хранить в архиве
04-47 Журнал учета входящих документов с грифом "Комерческая тайна" ДМН Хранить на месте
04-48 Журнал учета стажировочных листов 5 лет ст.193 "и" Хранить на месте
04-49 Характеристики работников не имеющих личных дел 75 лет, ЭК ст.340 Хранить в архиве
Изменено: Анжелика - 12.12.2008 17:30:27
Спасибо
Здравствуйте! Помогите советом! Я работаю в музее специалистом по кадрам. Была на 3х часовых курсах по ведению делопроизводства, там заявили, что нужно положение об архиве и положение об экспертной комиссии. Ну так вот у меня вопрос: нужны ли эти положения? Должен ли быть в музее архив?
Людииииииииииииии, где вы????????? Помогите!!!!!!!!!!
Цитата
Гость пишет:
Здравствуйте! Помогите советом! Я работаю в музее специалистом по кадрам. Была на 3х часовых курсах по ведению делопроизводства, там заявили, что нужно положение об архиве и положение об экспертной комиссии. Ну так вот у меня вопрос: нужны ли эти положения? Должен ли быть в музее архив?

ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА
РАБОТЫ АРХИВОВ ОРГАНИЗАЦИЙ

Основные правила работы архивов организаций являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность. Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами.
Право и обязанность создания архивов организаций для временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности, установлены Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах (1993), Положением об Архивном фонде Российской Федерации (1994) и Положением о Федеральной архивной службе России (1998), соответствующими нормативными актами субъектов Российской Федерации.
Настоящие Правила распространяются на архивы государственных организаций, а также обязательны для всех негосударственных организаций в части обеспечения сохранности, описания, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности.
Архивы организаций, хранящие кино-, фото-, фоно- и # Удалено # (аудиовизуальные), научно-технические, картографические, телеметрические документы, руководствуются настоящими Правилами в части организации, планирования, отчетности, методической работы с управленческими документами, хранящимися в архивах; во всех остальных вопросах работа с указанными документами регламентируется соответствующими инструкциями и правилами.
Правила не распространяются на документы, работа с которыми регламентируется Законом Российской Федерации от 21 июля 1993 г. N 5485-1 "О государственной тайне" и Указом Президента Российской Федерации от 30 ноября 1995 г. N 1203 "Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне".
Государственные организации, не отнесенные к составу источников комплектования государственных архивов, а также негосударственные организации могут руководствоваться настоящими Правилами при организации и обеспечении работы своих архивов.
Умного человека приятно послушать, с глупым можно и побеседовать....
to4ka82, спасибо за информацию! Я правильно поняла, что в музее я создаю как бы временный архив, т.е. храню там документы со сроками хранения 75,5,10 лет, а потом сдаю в вышестоящий архив?
возьмите вот эти правила ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА
РАБОТЫ АРХИВОВ ОРГАНИЗАЦИЙ, одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г. и сделайте соей настольной книгой smile;) там все прописано.
Согласно правилам в архив организации Дела со сроками хранения до 10 лет не передаются, а хранятся в структурных подразделениях. Соответственно 5 и 10 лет у вас в архиве будет отсутствовать, все что выше 10 лет и постоянного срока хранить до ликвидации организации. Потом будете сдавать в тот архив, источником комплектования будете являться
Умного человека приятно послушать, с глупым можно и побеседовать....
Уважаемые кадровики, скажите, пожалуйста, вы ведете личные дела в обычных картонных скорошивателях \"Дело\"? И в этих же скоросшивателях сдаете их в архив? Я читала, что к оформлению обложки личного дела предъявляются определенные требования, даже видела образцы. Расскажите мне, пожалуйста, вы распечатываете образцы обложек на принтере (с Ф.И.О. работника, названием организации, фонд, опись, № дела и т.д.) и приклеиваете к обычной картонной папке? Или не так? Извините за дебильный вопрос, просто мне встретилось как-то, что после увольнения работника папка из-под его личного дела освобождается и там можно заводить личное дело нового сотрудника. Вот я и тужусь сообразить, как это возможно, если к обложке намертво приклеен лист с фамилией уволенного... Ну хоть бы одним глазком увидеть, как вы оформляете обложки личных дел!!!...
При сдаче в архив не должно быть никаких скоросшивателей. Не должно быть никакого металла - скрепок, скобы от степлера; Личное дело на каждого сотрудника заводится отдельно, оно прошивается на 4 прокола и переплетается (этим занимаются специальные службы, но можно и самим, но сложно). Обязательно должна быть внутренняя опись дела, она стандартная, в Консультанте найдете образец. В конце дела должен быть лист-заверитель, также есть в Консультанте. Надеюсь, помогла)))
Ни чего не поняла! Так личное дело оформляется сразу с внутренней описью и листом-заверителем, чтобы в последствии сдаваться в архив в этом же виде? Ответьте кто-нибудь.
Так тогда никаких папок не хватит для личных дел! А если по прошествии хотябы 3 лет вынимать документы личного дела из корочек и подшивать в отдельные корочки совместно с другими личными лелами уволенных, а на обложке указать: \"Личные дела уволенных сотрудников с ___ по ____ год\"?
Личное дело на каждого сотрудника заводится отдельно, а после увольнения документы из обложки можно вынуть и подшить в отдельное дело \"Личные дела уволенных сотрудников за _______ год.
Личные дела вести обязаны только госслужбы, для остальных они не обязательны, можете вести как хотите, и обозвать их документы по сотрудникам.
Цитата
to4ka82 пишет:
Согласно правилам в архив организации Дела со сроками хранения до 10 лет не передаются, а хранятся в структурных подразделениях. Соответственно 5 и 10 лет у вас в архиве будет
Посмотрела указанные правила и там не прописано с каким сроком хранения документы принимаются в архив. Может есть ссылка на документ подтверждающий вышесказанное, чтоб начальству показать?
кто - нибудь подскажите, на основании каких документов разрабатывается положение об архиве???
низации и специфики создаваемой ею документации. 

В настоящее время единственным нормативно-методическим
документом, используемым при разработке Положения об архиве конкретной
организации, продолжает оставаться «Примерное положение об архиве
государственного учреждения, организации, предприятия», утвержденное
приказом Росархива от 18 августа 1992 г. № 176 (далее – «Примерное
положение об архиве»). 
Подскажите пожалуйста как прописать в положение об архиве его специфику???)
У меня такой вопрос, как поступить в моем случае, я подала запрос в архивный фонд, чтобы подтвердили мой трудовой стаж работы и выдали справку о з/плате. Мне прислали архивную справку, но не указали о моем увольнении, ссылаясь, что не нашли приказ, далее в справке о з/плате отсутствуют 4 м-ца, т.к. не нашли подтверждений о начислении. Ведь имеется в архиве и моя карточка Т-2, в которой велись все записи и тоже является подтверждающим документом, уж если бы я отсутствовала 4 м-ца, то в карточке была бы отметка (но я работала). Что мне предъявить работникам архивного фонда?
Уважаемые коллеги, назрел тупейший вопрос. У нас в государственном учреждении архива по документам нет. Архивариуса нет. Есть сотрудник, который формально занимается архивом. Ну как занимается, по-своему там все складывает, пишет чего-то. Назрела (давным-давно) необходимость всю эту работу упорядочить, и вести как положено. Но! Архива то нет, а Положение вроде как должно быть. Так оно надо или нет? Или просто назначить ответственного за хранение документов и разбирать накопленное? А Положение можно тогда обозвать Правилами? Заранее благодарю неравнодушных)))
Цитата
Ryzaya пишет:
государственном учреждении
Это надо ваши НПА смотреть.  Очень специфично.
В обычных ООО это все не нужно. Как Вы говорите

Цитата
Ryzaya пишет:
Есть сотрудник, который формально занимается архивом. Ну как занимается, по-своему там все складывает, пишет чего-то.
этого и достаточно. А в госструктуре - ....
*** Если при ответе на вопрос Вам рекомендуют почитать НПА,не стоит считать это хамством, издевкой или грубостью. Только в НПА заложен правильный ответ. А все остальное, особенно ответы и советы пользователей, это ЛИЧНОЕ мнение каждого!***
Цитата
Ryzaya пишет:
Но! Архива то нет, а Положение вроде как должно быть. Так оно надо или нет?
Полагаю что да, ибо есть вроде как действующий Приказ Роскомархива от 18.08.1992 N 176 "О Примерном положении об архиве государственного учреждения, организации, предприятия".

Цитата
Ryzaya пишет:
Или просто назначить ответственного за хранение документов и разбирать накопленное?
Полагаю, что просто назначить не получится, ибо это дополнительная работа, которая должна оплачиваться.

Я бы вам порекомендовал бы по данному вопросу обратиться в вышестоящую организацию (типа отдела образования) за разъяснениями.
Страницы: 1 2 След.
Читают тему (гостей: 0, пользователей: 0, из них скрытых: 0)

Отписаться от сообщений с форума

Мнение администрации форума может не совпадать с мнением участников форума. Администрация форума не несет ответственности за сообщения, размещаемые участниками форума. Вместе с тем, убедительная просьба к участникам - при общении  не нарушать действующее законодательство: при цитировании чьих-либо произведений не нарушать права авторов, не распространять недостоверную порочащую кого-либо информацию, не разглашать чьи-либо персональные данные и т.д. Если Вы заметили сообщение, которое, возможно нарушает закон или правила форума, пожалуйста, напишите нам >>


Уважаемые коллеги, в данном чате вы можете в режиме онлайн обсуждать кадровые вопросы. Пожалуйста, будьте взаимовежливы






 

Мы в соцсетях:

Facebook Одноклассники ВКонтакте

Подпишитесь бесплатно:


введите в поле Ваш e-mail 

Новости сайта 
 

Последние публикации

 

Новости для подписчиков журнала "Кадровик-практик"
Все новости ИКС



Опросы дня
Какие книги/журналы регистрации (учета) Вы ведете?


Тест дня
"Проверьте себя. Допустили ли Вы нарушения в содержании трудовых договоров с работниками?"