Только что нашла по теме статью,может пригодится кому-нибудь.Самой нужна эта тема.
Изменение реквизитов организации: последствия для кадрового делопроизводстваОпубликовано в 22.04.2010 004 2010 Москва Справочник кадровика
И.А. Гущина, старший преподаватель Института туризма и гостеприимства
дополнительные материалы: *** . sk.pro-personal.ru
Что делать, если компания стала называться иначе?.. Предположим, какой-то гражданин решил сменить фамилию. Тогда ему придется получить свидетельство о перемене фамилии, обменять ряд документов и изменить сведения в базе данных паспортного стола. Так же и с фирмой. Владелец может заменить название новым, а бывает и так, что приходит другой собственник.
В период существования организации такая ситуация, когда вносятся изменения в ее учредительные документы и (или) в сведения, содержащиеся в ЕГРЮЛ, - отнюдь не редкость. Как правило, это влечет за собой смену печати и бланков. В некоторых случаях изменения касаются и документов отдела кадров. И специалисту кадровой службы нужно быть готовым совершить определенные действия, чтобы привести "бумаги" работников компании в соответствие с "новыми" документами работодателя.
Каждое юридическое лицо подлежит государственной регистрации. Данные государственной регистрации включаются в Единый государственный реестр юридических лиц (ЕГРЮЛ), открытый для всеобщего ознакомления. Содержащиеся в этом реестре сведения всегда должны быть актуальны. Этим объясняется необходимость государственной регистрации не только факта создания организации, но и тех изменений, которые происходят в процессе ее деятельности.
ГОСУДАРСТВЕННАЯ РЕГИСТРАЦИЯ ИЗМЕНЕНИЙ
В настоящее время органом, осуществляющим государственную регистрацию юридических лиц, является Федеральная налоговая служба (ФНС) России. Именно в налоговые органы обращаются уполномоченные представители юридического лица при необходимости внести определенные изменения в те или иные данные, внесенные в ЕГРЮЛ при регистрации.
Федеральным законом от 08.08.2001 N 129-ФЗ "О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей" (п. 1 ст. 5) определены те сведения о юридическом лице, которые содержатся в ЕГРЮЛ, а также необходимые документы. Из большого перечня сведений мы выделим только те, изменение которых может иметь последствия для кадрового делопроизводства. Такими сведениями являются:
1) полное и сокращенное (в том случае, если оно имеется) наименование, в т.ч. фирменное, для коммерческих организаций на русском языке. В случае если в учредительных документах юридического лица его наименование указано на одном из языков народов РФ и (или) на иностранном языке, в ЕГРЮЛ указывается также наименование юридического лица на этих языках;
2) организационно-правовая форма;
3) адрес (место нахождения) постоянно действующего исполнительного органа юридического лица, по которому осуществляется связь с юридическим лицом.
Пункт 5 указанной статьи предусматривает: юридическое лицо в течение трех рабочих дней с момента изменения названных сведений обязано сообщить об этом в регистрирующий орган по месту своего нахождения.
Наименование, организационно-правовая форма и место нахождения организации в обязательном порядке указываются в ее учредительных документах.
В первую очередь необходимо внести изменения в учредительные документы, а уже затем обратиться в регистрирующий орган для их регистрации.
Обратите внимание!
Государственная пошлина за государственную регистрацию изменений, вносимых в учредительные документы юридического лица, составляет 800 руб. (подп. 3 п. 1 ст. 333.33 НК РФ)
Для регистрации изменений, внесенных в учредительные документы, в регистрационный орган представляются следующие документы:
1) заявление о государственной регистрации по форме N Р13001, утв. постановлением Правительства РФ от 19.06.2002 N 439;
2) решение о внесении изменений в учредительные документы;
3) изменения, вносимые в учредительные документы;
4) документ об уплате государственной пошлины.
Государственная регистрация должна быть проведена в течение пяти рабочих дней с момента представления перечисленных документов в регистрирующий орган. Не позднее одного рабочего дня с момента государственной регистрации организации выдается Свидетельство о внесении записи в ЕГРЮЛ (форма N Р50003).
На основании данного Свидетельства руководитель организации, как правило, издает приказ по основной деятельности, где указывается:
какие изменения внесены в сведения о юридическом лице;
дата вступления изменений в СИЛУ:
работники, ответственные за внесение необходимых изменений в документы организации.
Рассмотрим последствия, которые наступают при внесении изменений в обозначенные выше реквизиты организации.
ИЗМЕНЕНИЕ НАИМЕНОВАНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ
В соответствии с п. 1 ст. 54 Гражданского кодекса РФ юридическое лицо имеет свое наименование, содержащее указание на его организационно-правовую форму. Юридическое лицо, являющееся коммерческой организацией, также должно иметь фирменное наименование.
Требования к фирменному наименованию содержатся в ст. 1473 ГК РФ.
Фирменное наименование содержит указание на организационно-правовую форму и собственно наименование юридического лица, которое не может состоять только из слов, обозначающих род деятельности. Юридическое лицо должно иметь полное и вправе иметь сокращенное фирменное наименование на русском языке.
Организация вправе иметь также полное и (или) сокращенное фирменное наименование на языках народов России и (или) иностранном языке.
В первую очередь рассмотрим ситуацию, когда меняется собственно наименование юридического лица, в то время как организационно-правовая форма остается прежней. Так бывает нечасто, тем не менее иногда происходит переименование организации без изменения других реквизитов. Последовательность действий работодателя в таком случае следующая.
1. Оформить решение уполномоченных органов о переименовании организации.
2. Внести изменение наименования организации в учредительные документы.
3. Оплатить госпошлину за государственную регистрацию изменений, вносимых в учредительные документы юридического лица.
4. Оформить заявление о государственной регистрации изменений, вносимых в учредительные документы юридического лица (изменения сведений о наименовании организации указываются на стр. 2 листе А формы N Р13001).
5. В течение трех рабочих дней с момента внесения изменений в учредительные документы о наименовании организации предоставить комплект документов в регистрирующий орган для государственной регистрации изменения.
6. Получить свидетельство о внесении записи в ЕГРЮЛ.
7. Издать приказ по основной деятельности о переименовании организации (приложение 1), где определить лиц, ответственных за внесение изменений в документы организации в связи с переименованием.
Бланки и печати
Наименование организации во всех документах указывается в полном соответствии с тем, которое закреплено в учредительных документах, включая сокращенное, а также наименование на иностранном языке. А значит, если меняется наименование организации, то в первую очередь должны вноситься изменения в бланки используемых ею документов.
ГОСТ Р 6.30-2003 предусматривает три вида служебных бланков для организационно-распорядительных документов:
общий бланк;
бланк письма (Подробнее о бланке письма см. статью В.И. Андреевой, с. 82.);
бланк конкретного вида документа, кроме письма.
Изменения в используемые организацией бланки документов, как правило, вносит служба, ответственная за делопроизводство. Если бланки изготавливаются типографским способом, то нужно заказать их необходимое количество с новым названием. Если бланки изготавливаются на компьютере, то следует позаботиться, чтобы все работники организации, в обязанности которых входит оформление документов, получили образцы новых бланков и использовали их в работе. А в случае применения в организации штампов для изготовления бланков писем они, конечно, подлежат замене.
На наиболее важных документах в подтверждение их подлинности ставится оттиск печати. Законодательством не установлено обязательных требований к реквизитам печати, а также к их изготовлению и замене. Однако полное наименование организации с указанием организационно-правовой формы имеется в печати в обязательном порядке. Таким образом, со сменой наименования организации используемые ею печати и штампы должны быть заменены.
До 1 апреля 2010 г. на всех документах, в т.ч. и в трудовых книжках работников, проставлялись оттиски печати с прежним наименованием организации. В связи со сменой названия мы завели новую печать. Как теперь подтвердить, что измененная печать придает нашим документам юридическую силу?
Требования к изготовлению и замене печати не предусмотрены нормативными актами, поэтому в подобных ситуациях работодатель поступает на свое усмотрение. Желательно, чтобы порядок изготовления, замены, хранения, использования и уничтожения печатей был закреплен в локальном нормативном акте, например в Инструкции по делопроизводству.
Полагаем, что факт замены печати должен быть зафиксирован документально, чтобы в случае спора организация всегда могла подтвердить подлинность своих документов. Старая печать подлежит уничтожению: она может быть ликвидирована силами самой организации либо специальной штемпельной мастерской (той, которая изготавливает печати).
Если уничтожение печатей и штампов производится собственными силами, то желательно, чтобы это делала комиссия, назначенная руководителем организации.
Уничтожение печати необходимо зафиксировать документально: например, составить акт об этом действии и проставить в нем оттиски уничтоженных печатей и штампов. В акте также указываются:
время и место уничтожения печатей/штампов;
состав комиссии;
основание уничтожения печатей/штампов;
наименование и оттиски уничтоженных печатей/штампов;
способ уничтожения (изделия из каучука и других полимеров разрезаются на мелкие части или сжигаются, а из металла - опиливаются двумя перекрестными линиями);
заключение комиссии о приведении печати/штампа в состояние, исключающее возможность восстановления и дальнейшего использования;
подписи членов комиссии.
Изготовление новой печати тоже следует подтвердить документально. Например, для штемпельной мастерской составить заявку на изготовление печати, указав причину, по которой изготавливается новая печать, и приложить к ней копии документов, подтверждающих соответствующие изменения.
Изменения в документах работников
Итак, с определенного момента в организации, получившей новое наименование, используются новые бланки документов и новые печати/штампы. В частности, при приеме на работу будет заключаться трудовой договор с указанием нового наименования организации и оттиском новой печати (если работодателем предусмотрено скрепление трудовых договоров новой печатью). В трудовой книжке работника в качестве заголовка будет указано новое наименование организации и т.д.
Между тем трудовые отношения являются длящимися. В какой-то момент возникает необходимость внести определенные изменения в некоторые документы, созданные кадровой службой ранее, до смены наименования организации.
Прежнее название нашей компании изменилось. Естественно, сведения о наименовании работодателя в обязательном порядке были указаны во всех заключенных трудовых договорах. Теперь, когда наименование изменилось, каким образом нужно внести изменения в заключенные трудовые договоры?
Однозначно ответить на этот вопрос невозможно. Существует две точки зрения. Одни специалисты полагают, что в случае изменения сведений в трудовом договоре, в т.ч. наименования организации, нет необходимости заключать с работниками дополнительное соглашение к трудовому договору. Такой вывод можно сделать из ст. 57 ТК РФ, согласно которой трудовой договор состоит из сведений и условий. Наименование работодателя относится к "сведениям", а не к условиям, о которых договариваются стороны. Соответственно при изменении сведений стороны ни о чем не договариваются, а возникает только необходимость внести изменения фактически в справочную информацию.
Часть 3 ст. 57 ТК РФ предусматривает возможность внесения недостающих сведений непосредственно в текст трудового договора. Понятно, что речь идет именно о недостающих сведениях, которые по ошибке не были включены в трудовой договор при его заключении, а не о тех, которые изменились в течение трудовых отношений. Но почему нельзя аналогично поступать в случае изменения сведений, т.е. вносить изменения в текст трудового договора (в оба экземпляра) и при этом заверять вновь внесенные сведения подписями сторон - работника и работодателя? Статья 72 ТК РФ также подтверждает, что отдельное соглашение сторон оформляется только при изменении условий (но не сведений) трудового договора.
Имеется и другая точка зрения. В ней акцент делается на то, что ч. 3 ст. 57 ТК РФ допускает внесение в текст трудового договора только недостающих сведений, но не измененных. Поэтому при изменении любых сведений, в т.ч. и наименования организации, необходимо составлять отдельный документ, не обязательно дополнительное соглашение к трудовому договору. Его, например, можно назвать "Изменение к трудовому договору".
На практике может быть использован один из указанных способов изменения сведений о наименовании организации в трудовых договорах. Мы приводим оба примера: внесение изменений непосредственно в текст трудового договора (приложение 2} и составление отдельного документа (приложение 3).
НА N 1'2004
Пункт 3.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (далее - Инструкция), предусматривает следующее. Если за время работы работника наименование организации изменяется, то об этом отдельной строкой в графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки делается запись: "Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то", а в графе 4 проставляется основание переименования - приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер (приложение 4). Считаем, что в рассматриваемом случае в графе 4 можно сослаться на упомянутый нами выше приказ по основной деятельности, который издается после государственной регистрации внесенных изменений.
В крупных организациях с большой численностью работников может быть изготовлен штамп с информацией о переименовании организации, с помощью которого вносятся записи в трудовые книжки работников.
Пункт 11 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее - Правила), включает положение, что все записи в трудовой книжке имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер. Инструкция содержит исключения из этого общего правила и, например, не предусматривает заполнение граф 1 и 2 трудовой книжки (т.е. проставление порядкового номера записи и даты) для внесения записи о переименовании организации.
Итак, при изменении собственно наименования организации сотрудники кадровой службы должны внести изменения в трудовые договоры и сделать записи о переименовании организации в трудовые книжки работников.
Обратите внимание!
При внесении записи о переименовании организации графы 1 и 2 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки не заполняются
Как мы уже определили, указание на организационно-правовую форму является обязательным элементом наименования организации. Для случаев изменения такой формы законодательство предусматривает особые правила и процедуры, отличные от рассмотренных нами правил переименования. Об изменении организационно-правовой формы и его последствиях для кадрового делопроизводства читайте в следующем номере "Справочника кадровика".
Приложение 1
Пример оформления приказа о переименовании организации
Закрытое акционерное общество "Апатиты" (ЗАО "Апатиты")
ПРИКАЗ
01.04.2010 N 79
г. Мурманск
О переименовании ЗАО "Апатиты"
В связи с переименованием Закрытого акционерного общества "Апатиты" (ЗАО "Апатиты") в Закрытое акционерное общество "Северные кристаллы" (ЗАО "Северные кристаллы") (свидетельство о внесении записи в ЕГРЮЛ от 01.04.2010)
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Зав. канцелярией Прониной Г.А. в срок до 05.04.2010 организовать работу по изменению бланков документов и смене печати.
6. Начальнику отдела кадров Щедриной Н.В. в срок до 09.04.2010 внести изменения в трудовые договоры работников.
7. Инспектору по кадрам Нестеровой О.В. в срок до 09.04.2010 внести соответствующие записи в трудовые книжки работников.
Генеральный директор Харченко М.И. Харченко
С приказом ознакомлены:
Зав. канцелярией Пронина Г.А. Пронина
01.04.2010
Начальник отдела кадров Щедрина Н.В.Щедрина
01.04-2010
Инспектор по кадрам Нестерова О.В. Нестерова
01.04.2010
В дело N01-02
Ситникова 01.04.2010
Приложение 2
Пример внесения изменения наименования организации в текст трудового договора
ТРУДОВОЙ ДОГОВОР
"23" апреля 2007 г. N 25/07-тд г. Мурманск
Закрытое акционерное общество "Апатиты" (ЗАО "Апатиты"), [зачеркнуто]
Закрытое акционерное общество "Северные кристаллы" (ЗАО "Северные кристаллы")
именуемое в дальнейшем "Работодатель", в лице генерального директора Харченко Михаила Игоревича, действующего на основании Устава и трудового договора от 12.04.2006 N 10/06-тд, с одной стороны и Степаненко Юлия Сергеевна, именуемая в дальнейшем "Работник", с другой стороны заключили настоящий договор о следующем.
9. АДРЕСА И РЕКВИЗИТЫ СТОРОН
Закрытое акционерное общество "Северные кристаллы" (ЗАО "Северные кристаллы")
Работодатель:
Закрытое акционерное общество "Апатиты" (ЗАО "Апатиты"), [зачеркнуто]
Юридический адрес:
Промышленная ул., д. 11, г. Мурманск, 183038
т. (81522) 9-60-70, ф. (81522) 9-60-72
ОКПО 12345678
ОГРН 1234567890123
ИНН/КПП 7654839201/382718293
Генеральный директор Харченко М.И. Харченко 23.04.2007
Работник:
Степаненко Юлия Сергеевна
Дата рождения: 12 мая 1975 г.
Место жительства:
Полярная ул., д. 8, кв. 50, г. Мурманск, 183038
т. (81522) 7-65-43
Паспорт 55 67 456789, выдан 04.12.2005 ГУВД г. Мурманска
Степаненко Ю. С. Степаненко
23.04.2007
Экземпляр трудового договора получила Степаненко Ю.С. Степаненко
23.04.2007
Наименование Работодателя изменено 01.04.2010 в связи с переименованием Закрытого акционерного общества "Апатиты" (ЗАО "Апатиты") в Закрытое акционерное общество "Северные кристаллы" (ЗАО "Северные кристаллы") (свидетельство о внесении записи в ЕГРЮ от 01.04.2010, приказ от 01.04.2010 N 79). Новые сведения внесены в текст каждого экземпляра трудового договора 05.04.2010.
Начальник отдела кадров Щедрина Н.В. Щедрина
05.04.2010
В мой экземпляр трудового договора изменения внесены Степаненко Ю.С. Степаненко
05.04.2010
Приложение 3
Пример оформления дополнительного соглашения об изменении наименования организации
ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ
к трудовому договору от 23.04.2007 N 25/07-тд
05.04.2010 N 16-25/07-тд
г. Мурманск
Закрытое акционерное общество "Апатиты" (ЗАО "Апатиты"), именуемое в дальнейшем "Работодатель", в лице генерального директора Харченко Михаила Игоревича, действующего на основании Устава и трудового договора от 12.04.2006 N 10/06-тд, с одной стороны и бухгалтер Степаненко Юлия Сергеевна, именуемая в дальнейшем "Работник", с другой стороны в связи с переименованием ЗАО "Апатиты" в ЗАО "Северные кристаллы" определили, что с 01.04.2010 стороны трудового договора имеют следующие реквизиты:
РАБОТОДАТЕЛЬ:
Закрытое акционерное общество "Северные кристаллы" (ЗАО "Северные кристаллы")
Юридический адрес:
Промышленная ул., д. 11, г. Мурманск, 183038
т. (81522) 9-60-70, ф. (81522) 9-60-72
ОКПО 12345678
ОГРН 1234567890123
ИНН/КПП 7654839201/382718293
Генеральный директор Харченко М.И. Харченко
05.04.2010
РАБОТНИК:
Степаненко Юлия Сергеевна
Дата рождения: 12 мая 1975 г.
Место жительства:
Полярная ул., д. 8, кв. 50, г. Мурманск, 183038
т. (81522) 7-65-43
Паспорт 55 67 456789, выдан 04.12.2005 ГУВД г. Мурманска
Степаненко Ю. С. Степаненко
05.04.2010
Экземпляр соглашения получила Степаненко Ю.С. Степаненко
05.04.2010
Приложение 4
Пример внесения в трудовую книжку работника записи о переименовании организации
Элемент графики доступен в бумажной версии издания.