Авторизация
Логин:
Пароль:
Регистрация
Забыли свой пароль?
 
Поиск по сайту
                   
 
         

 


Работница изменила фамилию: как правильно внести изменения в кадровую документацию?

Материал из электронной библиотеки «Пакет Кадровика»

  

РАБОТНИК МЕНЯЕТ ФАМИЛИЮ:

КАК ОФОРМИТЬ ИЗМЕНЕНИЯ В

КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТАХ

 

«Работница вышла замуж и изменила фамилию. Достаточно ли в этом случае издать приказ о том, что с такого-то числа Лукьянову считать Шестаковой в связи с регистрацией брака? Нужно ли заключать с работницей дополнительное соглашение к трудовому договору в связи с изменением фамилии? Не грозит ли штраф за неправильное составление дополнительного соглашения? Как внести исправления в трудовую книжку? В каких еще документах нужно отразить изменение фамилии?»

 

Ответим на все вопросы по порядку.

Согласно ст.3 федерального закона «О персональных данных» от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ

«персональные данные - любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация».

Многие кадровые и бухгалтерские документы содержат персональные данные. Поэтому когда изменяются персональные данные работника, необходимо издание приказа о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные.

Изданию приказа предшествует подача работником заявления с просьбой внести изменения в документы, содержащие персональные данные. Подача заявления – не обязательный, но целесообразный шаг. К заявлению работник прикладывает копии документов, подтверждающих изменение персональных данных (паспорт, свидетельство о регистрации брака, свидетельство о расторжении брака, свидетельство об изменении фамилии ил имени, отчества, решение суда и др.). Подлинники этих документов работник предъявляет работодателю.

Далее следует издание приказа. Рекомендуемое название такого приказа - «Приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работника».

Мы категорически не советуем использовать распространенную формулировку вроде «С такого-то числа считать Лукьянову Шестаковой в связи с регистрацией брака…» На наш взгляд, это неграмотно. Можно подумать, что без приказа работодателя Лукьянова не будет считаться Шестаковой? Шестаковой она считается на основании свидетельства о регистрации брака, а не на основании приказа своего работодателя.

Неправильной является и другая распространенная формулировка – «внести изменения в персональные данные работника». Изменять персональные данные работника – это полномочие специальных государственных органов, а не кадровой службы работодателя. Кадровая служба лишь вносит изменения в документы, содержащие персональные данные, на основании документов об изменении персональных данных работников, выданных специальными государственными органами.

На основании такого приказа будут вноситься изменения в трудовую книжку работника, личную карточку работника, лицевой счет работника и иные кадровые и бухгалтерские документы, содержащие персональные данные работника.

По нашему мнению не нужно заключать с работником дополнительное соглашение к трудовому договору в связи с изменением фамилии и иных персональных данных. Такой вывод можно сделать из статьи 57 Трудового кодекса РФ. Согласно этой статье в содержание трудового договора входят сведения и условия. Фамилия, имя, отчество работника, сведения о документах, удостоверяющих личность работника, относятся к сведениям. Согласно ч.3 ст. 57 ТК РФ «недостающие сведения вносятся непосредственно в текст трудового договора, а недостающие условия определяются приложением к трудовому договору либо отдельным соглашением сторон…». Полагаем, аналогично следует поступать в случае изменения сведений, т.е. вносить изменения в текст трудового договора, и при этом заверять вновь внесенные сведения подписями сторон – работника и работодателя. Ст. 72 ТК РФ также подтверждает, что только при изменении условий трудового договора оформляется отдельное соглашение.

Однако существует и другая точка зрения. Оппоненты считают, что дополнительное соглашение к трудовому договору должно заключаться в случае изменения работником фамилии и иных персональных данных. Сторонники этой позиции ссылаются тоже на статью 57 ТК РФ и указывают, что эта статья допускает внесение в текст трудового договора только недостающих сведений, а не измененных. Поэтому нельзя вносить изменения сведений о фамилии и иных персональных данных работников в текст трудового договора, а нужно подписывать дополнительное соглашение.

На практике некоторые кадровики для подстраховки руководствуются сразу двумя приведенными точками зрения и вносят изменения и в текст трудового договора и подписывают с работником дополнительное соглашение. Пока к нам не поступало информации о том, что Гострудинспекция штрафует за составление дополнительного соглашения к трудовому договору в случае изменения персональных данных работника.

Приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные регистрируется в соответствующем Журнале регистрации приказов.

С приказом о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные, знакомят под роспись всех заинтересованных лиц: самого работника, соответствующих работников кадровой службы и бухгалтерии.

На основании приказа производится внесение необходимых изменений в документы, содержащие персональные данные работникам, полномочными сотрудниками работодателя.

Изменение сведений о работнике в трудовой книжке.

Пунктом 2.3 Инструкции установлены следующие правила внесения изменений в сведения о работнике в трудовой книжке:

- изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату;

- указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки;

- одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные;

- ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).

Некоторые специалисты считают, что записи об изменении фамилии надлежит делать не только на основании свидетельства, но и одновременно на основании паспорта.

На практике новую фамилию пишут рядом с зачеркнутой (как в образце), под зачеркнутой, над зачеркнутой, в зависимости от наличия свободного места.

См. методичку по ведению трудовых книжек>>

Изменение сведений о работнике в личной карточке.

Существует несколько вариантов внесения таких изменений в личную карточку.

Предположим, работница вышла замуж и изменила фамилию.

Прежняя фамилия может быть зачеркнута одной  чертой, и справа можно указать новую фамилию. Кстати, именно поэтому в строке, предназначенной для указания фамилии, таковую обычно рекомендуют писать ближе к левому краю. Тогда остается место, чтобы новую фамилию указать правее. Также следует указать, на основании какого документа внесены изменения. Это можно сделать на поле личной карточки напротив строки, где зачеркнута прежняя фамилия и написана новая – «Свидетельство о регистрации брака II-МТ №115116 от  10.08.2005г.». Данную запись здесь же кадровик заверяет своей подписью и проставляет дату внесения изменений.

Если справа места нет, то новую фамилию можно написать сверху.

Сведения о документе, подтверждающем изменение фамилии, и заверительная подпись кадрового работника могут быть указаны также в разделе Х личной карточки «Дополнительные сведения».

Еще один вариант, используемый в данном случае в кадровой практике, – это распечатка страницы личной карточки с внесенными изменениями или дополнительными строками под графой для внесения изменений. При этом на старой странице делается отметка о том, что произведена замена страницы в связи с изменением фамилии. На новой странице также отражается факт замены.

Аналогичные рекомендации можно дать по поводу изменения других сведений о работнике.

 


 Вернуться к списку консультаций >>


Правила перепечатки данного материала

При перепечатке данного материала на другой сайт обязательно указание перед материалом (в начале!) источника и ссылки на него в следующем виде—

"Источник: “Электронная библиотека “Пакет Кадровика” - http://www.kadrovik-praktik.ru  "

При этом перепечатка допускается  только полная и дословная без исключения слов, фраз, абзацев данного материала и без дополнения его.

Перепечатка данного материала в "бумажные" газеты и журналы возможна только при условии размещения рядом с ним рекламного сообщения   нашей компании. Текст и размер рекламного сообщения согласовывается дополнительно по e-mail


Обсуждение темы публикации на форуме по кадрам >>




Повысить свой профессиональный уровень Вы также можете с помощью:

Информационное Кадровое Сопровождение
Информационное
Кадровое Сопровождение
Пакет Кадровика Профессиональная версия. Электронная библиотека
Электронный справочник
"Пакет Кадровика"
Веер КП.jpg
Журнал
"Кадровик-практик"
Онлайн Учебный Центр по кадровому делу
Онлайн Учебный Центр
по кадровому делу

Книги по кадровому делу

Трудовые книжки-2013.Справочник по ведению, исправлению, учету + 200 образцов записей  
Трудовые книжки-2013.  
Справочник по ведению, исправлению, учету  
+ 200 образцов записей
Книга_Кадровое делопроизводство 3.jpg 
120 пошаговых инструкций
для кадровой работы
ГОСТРУДИНСПЕКЦИЯ НА ПОРОГЕ: НАВОДИМ ПОРЯДОК В КАДРАХ
Гострудинспекция на пороге:
наводим порядок в кадрах
Прием на работу: оформление трудовых отношений в пользу работодателя
Прием на работу: оформление трудовых отношений в пользу работодателя
 
Методичка Образцы заявлений_2.jpg 
200 образцов заявлений работников
Официальные разъяснения по сложным вопросам кадровой практики 
Официальные разъяснения по сложным вопросам кадровой практики
Сбоник образцов кадровых приказов. Часть 1
Сборник образцов кадровых приказов. Часть 1
 
Ведем правильно книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
Сложные вопросы кадровой практики. Сборник статей и консультаций. Часть 1
Сложные вопросы кадровой практики
Командировки от «А» до «Я» 
Командировки от «А» до «Я»
Образцы уведомлений.jpg
Образцы уведомлений и предложений работникам
Образцы актов_2.jpg 
Образцы актов






Книги и журналы учета


Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
Книга Журнал регистрации приказов
Журнал регистрации приказов
Книга Журнал регистрации трудовых договоров
Журнал регистрации трудовых договоров
Книга Журнал регистрации соглашений к трудовым договорам
Журнал регистрации соглашений к трудовым договорам
Журнал учета листков нетрудоспособности
Журнал учета листков нетрудоспособности
Журнал регистрации приказов о предоставлении отпусков
Журнал регистрации приказов о предоставлении отпусков
Журнал регистрации заявлений работников
Журнал регистрации
заявлений работников
Журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами
Журнал ознакомления
работников с локальными
нормативными актами
Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации
Журнал учета работников,
выбывающих в служебные командировки из командирующей организации
Журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы
Журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы
Книга Журнал «пустой» (с незаполненными шапками граф) для учета/регистрации документов/событий
Журнал универсальный. «Пустой» (с незаполненными шапками граф) для учета/регистрации документов/событий
 
Журнал учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля

 



 

Подпишитесь бесплатно:


введите в поле Ваш e-mail

Вышла новая книга

Перейти >>


Новости сайта

Все новости сайта


Новости для пользователей ИКС

Все новости ИКС


Готовятся к изданию книги: 

  • "Практика увольнений" 
  • "Отпуска от А до Я" 
  • Другие книги по кадровому делу

Оставить заявку на уведомление о выходе нужной Вам книги можно здесь>>


Опросы дня
  1. Вносите ли Вы в график отпусков тех работников, которых приняли в текущем календарном году (на который график отпусков уже был утвержден), если им планируется представление отпуска в текущем году?
    1. Нет - 123 (68,33%)
       
    2. Да - 57 (31,67%)
       




 
Фотообои на рабочий стол